Ata da 1ª Reunião da Comissão Técnica de Matéria Administrativa - CTADM-SAPIENS (24/04/2015)

1. Aos vinte quatro dias do mês de abril do ano de dois mil e quinze, às 14 horas e 30 minutos, na sala de reuniões do Conselho Superior da Advocacia-Geral da União, situada no 14º andar do Edifício Sede I - Setor de Autarquias Sul - Quadra 3 - Lote 5/6, Edifício Multi Brasil Corporate - Brasília-DF, verificada a existência de quórum, foi aberta a 1ª Reunião da Comissão Técnica de Matéria Administrativa – CTADM - SAPIENS, sob a presidência do Coordenador do Comitê Gestor Nacional do Sapiens -CGNS - Dr. Eduardo Alexandre Lang; da Representante da Escola da Advocacia-Geral da União: Dra. Fábia Lopes Junqueira; e da Representante da Ouvidoria da Advocacia-Geral da Uniãio: Dra. Mariana Rodrigues da Silva Melo. O Dr. Eduardo Lang apresentou informações gerais acerca da implementação de demandas evolutivas no Sistema SAPIENS, bem como a relação de priorização das demandas em desenvolvimento, comprometendo-se a disponibilizá-la aos representantes após a reunião. Em seguida, passou-se à análise da pauta de demandas apresentadas pelos representantes nas últimas semanas. A pauta completa será disponibilizada em planilha no formato Excel anexa à presente ata, para melhor visualização. 1. Demandas prejudicadas - já implementadas na base de produção: ID 1 - SGA - Reconhecer o Número Único do CNJ na pesquisa judicial com máscara ou sem máscara; ID 5 - SGA - Vinculação automática de processos judiciais quando o campo outro número do segundo formulário dos metadados for idêntico em ambos processos; ID 8 - EAGU - Não permitir o compartilhamento de minutas quando usuário estiver em afastamento; ID 12 - SGA - Criação de um novo vínculo entre processos: REFERENCIA ou REMISSÃO (Vinculação por Remissão); ID 14 - SGA - Impedir tarefas genéricas (apenas desarquivamento) em processos nas fases INTERMEDIÁRIA e PERMANENTE; 2. Demandas prejudicadas - inviabilidade técnica: ID 2 - SGA - Caso o campo “Outro Número” criado no formulário do processo judicial seja o mesmo campo do segundo formulário dos metadados do processo administrativo, sejam replicadas as informações daquele neste. Caso o referido campo tenha natureza distinta, mudar nomenclatura para evitar confusão. Sugestão: “Número Alternativo”; ID 17.2 - SGA - Numeração de páginas de componentes digitalizados; 3. Demandas prejudicadas - já se encontram em desenvolvimento: ID - 6 - SGA - Ao criar a minuta, possibilitar a apresentação de uma caixa denominada “Circular” ao lado da opção “Bloco”, exclusivamente para circular, memorando, ofício ou aviso, gerando tarefa única para todos, também com seleção em bloco dos setores a serem encaminhado; ID 7 - EAGU - Flexibilização de perfis de usuário por atributo de lotação; ID 17.1 - SGA - Criar condições de numerar os componentes digitais, sequencialmente, de acordo com a ordem de juntada no processo; 4. Demandas aprovadas para inclusão na ordem de desenvolvimento: ID 3 - SGA - No formulário Documento, campo local do original: Mudar nomenclatura para “Local do Físico”; Deixar de exibi-lo quando se seleciona o botão “Original” do campo status; Replicar a informação do local do físico na coluna dos componentes digital, de forma a possibilitar que o usuário visualize prontamente a localização do físico, sem ter que abrir o formulário. Aprovada por unanimidade a mudança do bullet "Cópia" no "Status" para "Cópia/Digitalização" na criação de minutas. Será criada uma coluna "Local do Original" na listagem de documentos, dentro do detalhamento do NUP; ID 9 - EAGU - Permitir a leitura do Campo Observação preenchido no momento do lançamento da atividade. Aprovada por unanimidade a apresentação da coluna como evidente em padrão; ID 11 - SGA - Quanto à apensação, bloquear no processo secundário as juntadas e aberturas de tarefas informando ao usuário de que isto deve ocorrer no principal. Aprovada por unanimidade o bloqueio do processo apensado; ID 15 - SGA - Inclusão de Relatório de gestão arquivística conforme anexo ao NUP. Aprovada por unanimidade o desenvolvimento do relatório de gestão, já em andamento; ID 18 - SGA - Com relação ao Vinculo por Remissão a possibilidade de restringir a retirada por usuário ou Órgão diferentes daqueles que efetuaram a vinculação por Remissão. Aprovada por unanimidade, será atendida com a opção de mostrar as vinculações já apagadas; ID 19.1 - SGA - Permitir a inserção de novas informações nos campos "DESCRIÇÃO", "TÍTULO" e "OUTRO NÚMERO" (METADADOS). Aprovada por unanimidade; ID 20 - DGE - Impedir o upload de componente digital de arquivos de formatos/extensões diferentes no mesmo documento. Aprovada por unanimidade; 5. Demandas adiadas para reunião futura: ID 4 - SGA - Para os cadastros de procedimento continuado, ou seja, um NUP correspondente ao mesmo assunto e interessado, criar a possibilidade de ocultar e reapresentar determinadas tarefas selecionadas, de forma a facilitar a identificação do período que está sendo trabalhado; ID 16 - SGA - Bloqueio de juntadas nos processos do SEDOC; 6. Demandas rejeitadas: ID 10 - EAGU - Voltar a permitir que outro usuário, lotado no mesmo setor, encerre tarefa destinada a colega; ID 13 - SGA - Verificar se já foi incluído o modelo de solitação de apensação/anexação pela autoridade superior; ID 19.2 - SGA - Manter histórico do campo "DESCRIÇÃO".
   
   
2. Não restando outro assunto a ser deliberado e tendo em vista a identidade de participantes, foi encerrada a reunião ordinária às 16:30h. Eu, João Fernandes Gonçalves Junior, da Coordenação-Geral de Gestão Estratégica de Sistemas, lavrei a presente ata, que será assinada eletronicamente pelos presentes.

Brasília, 24 de abril de 2015.