Discussão:Tramitações, Tarefas e Atividades

Orientações

a) A criação de novos tópicos é LIVRE, pedimos apenas que obedeçam à numeração sequencial.
b) A inclusão de comentário em tópico já existente é feita pelo link "editar" localizado à direita do tópico.
c) Solicitamos que as colaborações sejam feitas logo abaixo da manifestação anterior para facilitar a organização temporal do debate.
d) Para facilitar a leitura de todos, pedimos que evitem parágrafos muito extensos.  A criação de novo parágrafo é feita ao se teclar 2 vezes ENTER.

1. Onde devo fazer uma anotação: na Etiqueta da Tarefa, na Observação da Tarefa, na Observação da Atividade ou no Lembrete do Processo?

A minha proposta inicial é a seguinte:

- Etiqueta da Tarefa: a ser utilizada pelo responsável pela Tarefa para organizar seu Painel do Usuário

- Observação da Tarefa: a ser feita pelo criador da Tarefa com orientações ao destinatário, ela complementa o nome da Tarefa

- Observação da Comunicação: a ser feita pelo criador da Comunicação para organizar seu Painel do Usuário

- Lembrete do Processo: é a anotação que deve ser mais duradoura, pois acompanha o próprio processo. O Lembrete é direcionado ao próprio Usuário quando for consultar o processo no futuro, ou mesmo para outros Usuários obterem informação mais detalhada.

- Observação da Atividade: a ser feita pelo criador da Atividade.

--Eduardo.Watanabe (discussão) 22h52min de 16 de fevereiro de 2013 (BRST)

2. Ao receber uma Tarefa de outra unidade, o Distribuidor deve fechá-la e abrir uma nova para o setor responsável ou apenas alterar os dados da Tarefa (redistribuir)?

A alteração de dados da tarefa traz a vantagem de ser mais rápida, porém as informações sobre as atividades de distribuição não poderão ser recuperadas. Somente uma alteração no SAPIENS, para adotar função semelhante à "Redistribuição" do SICAU, é que a informação não seria perdida.

Quando o Distribuidor fecha a Tarefa com sua atividade e depois abre nova Tarefa ao setor responsável, o SAPIENS armazenará informações sobre o tempo de distribuição da tarefa e também a quantidade de distribuições feitas em determinado período. Um efeito colateral é que, se o usuário da unidade demandante, criador da Tarefa, tiver colocado para acompanhá-la, esse procedimento forçará com que ele localize a nova Tarefa aberta e ative a ferramenta de Acompanhamento além de desativar o Acompanhamento da Tarefa que foi fechada pelo Distribuidor.

--Eduardo.Watanabe (discussão) 23h30min de 16 de fevereiro de 2013 (BRST)

3. O Distribuidor de uma unidade deve utilizar só uma espécie de Tarefa ou deve escolher a Tarefa específica para cada caso?

Na hipótese do Distribuidor receber de outra Unidade uma tarefa específica, parece-nos que ele deve fechar com uma atividade e abrir nova tarefa, esta idêntica à anterior para o setor/usuário responsável.

Contudo, se o Distribuidor recebe uma tarefa ampla como é a proveniente do Protocolo ("Receber processo/documento avulso do Protocolo"), seu trabalho poderá ficar inviabilizado no caso se trabalhar com grande volume. Para atender a essa situação, o Usuário destinatário da Tarefa precisa, assim que recebê-la, alterar a tarefa para uma que seja específica à demanda que lhe é encaminhada.

--Eduardo.Watanabe (discussão) 23h44min de 16 de fevereiro de 2013 (BRST)