Mudanças entre as edições de "Perguntas Mais Frequentes - FAQ"

Edição das 10h06min de 23 de agosto de 2016

Caso sua dúvida não tenha sido encontrada neste FAQ, favor entrar em contato com o suporte operacional de seu órgão central correspondente:

PGU: pgu.sapiens@agu.gov.br;

PGF: pgf.sapiens@agu.gov.br;

CGU: cgu.sapiens@agu.gov.br;

Demais órgãos centrais: sapiens@agu.gov.br.

Solicitações diretamente enviadas ao SAPIENS que sejam procedentes dos órgãos centrais mencionados serão automaticamente redirecionadas ao órgão central correspondente, por competência.

Assuntos Operacionais

Usuários

Qual é o navegador mais indicado para utilização do SAPIENS?

Recomenda-se a utilização do navegador “Mozilla Firefox”, pois atualmente é o padrão adotado na AGU.

Como solicitar o reset da minha senha?

Os colaboradores da AGU devem solicitar o reset de senha ao Administrador de sua Unidade.

Processos e Arquivo

Como tratar processos que se encontram no limbo - “dar andamento a processo”?

Em complemento ao COMUNICADO Nº 63/SGAGU, DE 28 DE OUTUBRO DE 2015, informa-se que em razão da existência de processos que estavam sem tarefa no SAPIENS, os quais ficaram paralisados, o Sistema passou a criar automaticamente a tarefa “DAR ANDAMENTO A PROCESSO”, com intuito de que os Usuários deem o devido andamento aos processos sob sua responsabilidade. Isto posto, existem três medidas possíveis para que os processos com a referida tarefa saiam desta situação: a) O processo deve seguir para o arquivo corrente, via tarefa “MANTER SOB GUARDA TEMPORÁRIA NO ARQUIVO CORRENTE”, com trâmite, e a referida tramitação, necessariamente deve ser recebida pelo usuário deste arquivo; b) O processo deve ser encaminhado por tarefa para algum usuário; c) O processo deve ser tramitado para outro Órgão, via tramite externo, quando este for expedido para um Órgão que não utiliza o Sistema SAPIENS. Caso não sejam tomadas nenhuma das medidas acima, os processos permanecerão na mesma situação e, mesmo sendo encerrada com a atividade, a tarefa “DAR ANDAMENTO A PROCESSO” irá retornar ao Usuário.

Como identificar processos administrativos sem tarefa- no limbo/inativos?

- Eles não estão visíveis para nenhum usuário para as providências administrativas ou para análise.

- Campo Documentos > pesquisa > metadados>Localização > Setor> Gerencial: marcar sem tarefas > marcar sem tramitação > localiza o processo >Detalhar NUP> Aba Tarefas Transferir processo/documento avulso ao arquivo intermediário > Arquivo ou outra atividade, dependendo do caso) > Distribuição automática > Salvar > Fechar.

Como tratar processos com restrição de acesso?

- Quando temos um processo com restrição de acesso, somente a pessoa que colocou a restrição poderá retira-la.

- Para colocar sigilo em documentos já juntados/prontos: Basta dar um duplo click na linha do documento no grid de juntadas do “Editar NUP”. Será aberta uma janela que terá a opção “restrição de acesso”, basta marcá-la e clicar em salvar. Para designar quem pode acessar o documento basta clicar no ícone de engrenagem que irá aparecer ao lado da restrição de acesso. Se for caso de sigilo previsto na Lei de Acesso à Informação também deve ser preenchido o formulário na aba “sigilo” da mesma janela.

- Atualmente, para mandar tarefa para alguém, se o processo tem restrição de acesso, e o usuário destinatário não tem permissão para ver, o sistema não permite completar a ação de mandar a tarefa. O sistema manda primeiro o usuário ir na restrição de acesso, conceder permissão e depois abrir a tarefa.

- No caso de o processo ter vindo do limbo, então tem que mandar aNUP para o e-mail cgu.sapiens@agu.gov.brsolicitando a indicação de que quem colocou o acesso restrito.

Como realizar tramitação externa?

- Os usuários externos não acessam o sistema. Eles entram em um painel externo diferente e apenas respondem às comunicações que fazemos a eles se a Unidade estiver vinculada.

- Não é possível que usuários externos realizem o recebimento de processos. Isso ocorre porque o Sistema SEI ainda não desenvolveu a interoperabilidade que permite a comunicação entre os dois sistemas.

Como realizar tramitação externa no sapiens?

- Clicar com o botão direito do mouse na linha do processo e depois clicar em Lançar Atividade. Abrirá uma nova janela e no campo Movimento você escreverá “providências administrativo, comprovação quanto ao atendimento – Salvar. Deseja abrir uma nova tarefa? Clicar no botão NÃO.

- Ir para a aba Tramitações clicar no botão  aparecerá uma janela informado que é apenas tramitação externa e clicar em OK. Na janela de tramitação externa colocar a NUP e no campo PESSOA colocar o nome do órgão para qual o processo será encaminhado. Clicar no botão Salvar e depois no botão Fechar.

Como tratar um NUP criado indevidamente quando já havia outro processo tratando do mesmo assunto no sapiens?

- Uma vez criada a NUP não poderá mais ser excluída.

- O que pode ser feito é transpor os documentos por desentranhamento e realocação deles direto para o NUP certo.

- Quanto ao processo criado indevidamente, é necessário realizar o arquivamento.

Como efetuar o desentranhamento?

Para desentranhar os documentos de um processo é necessário primeiramente desvincular os documentos. Para tanto, basta, no campo Juntadas, clicar na opção “Mostrar Vinculados”. Ao clicar vai aparecer para o usuário a vinculação de cada um deles. Após isso o usuário deve clicar duas vezes na linha do documento principal e abrirá uma janela. Clique na aba Documentos Vinculados e desvincule um a um clicando no documento e depois no botão de menos. Após realizada a desvinculação você poderá desentranha-los do processo.

Como entender Apensamento X Anexação?

- As duas modalidades formais de vinculação de processos - anexação e apensamento - efetivamente travam o andamento dos processos secundários, até por uma questão de lógica. No primeiro os documentos inclusive são "transportados" para o principal e o secundário fica encerrado (por isso é um procedimento definitivo).

- O apensamento é para que os apensados sejam considerados na análise do principal (por isso eles não andam mais).

O que é Comunicação no Sapiens?

É a ferramenta do Sapiens que permite à Procuradoria elaborar pedidos de subsídios e cumprimento de defesa judicial para Consultorias Jurídicas, bem como o acompanhamento em um mesmo painel dos prazos de resposta dessas solicitações.

O que é NUP de Comunicação?

É o processo administrativo criado para a Consultoria Jurídica elaborar a resposta à solicitação de subsídios e cumprimento de decisão judicial. Ele é gerado automaticamente pelo Sapiens após a Procuradoria efetuar a remessa eletrônica da Comunicação e fica vinculado por remissão ao Dossiê judicial. São juntados no NUP da Comunicação todos os documentos preparatórios produzidos pela Consultoria Jurídica e o Ministério para atender ao pedido, tais como despachos de distribuição e ofícios internos.

O que é Responder uma Comunicação?

É o comando a ser utilizado pela Consultoria para marcar a Comunicação como respondida com a juntada do documento de resposta. Após concluída essa operação, a Comunicação deixará de integrar a lista “Comunicações Remetidas” para integrar a lista de “Comunicações Respondidas” no Painel de Comunicação do remetente.

O que é Redistribuir uma Comunicação?

O criador da Comunicação pode a qualquer tempo redistribuí-la. Com esse comando é possível que o segundo usuário possa: finalizar a elaboração do memorando e fazer a sua remessa; assinar digitalmente o memorando e fazer a sua remessa; acompanhar a resposta de uma comunicação já remetida; receber uma comunicação já respondida.

Tarefas e Abertura Automática de Tarefas pelo SAPIENS

Minutas, modelos, documentos, componentes digitais e assinador digital SAPIENS

Restrição de Acesso

Dívida

Judicial

O que é uma papeleta de distribuição?

Documento em meio físico no qual são feitas anotações para distribuição das citações e intimações judiciais para os Advogados da União. Exemplos de documentos utilizados: cópia do mandado, cópia da decisão judicial e ficha padronizada.

Como identificar o número do processo judicial?

O SAPIENS permite só os números com 20 dígitos no padrão do CNJ (NNNNNNN-DD.AAAA.J.TR.OOOO, por exemplo 0281700-46.2008.5.04.0018).

O que é Dossiê Judicial?

É o conjunto de documentos relacionados à atuação em processo judicial de uma Procuradoria. Todo dossiê judicial possui um NUP próprio que se refere ao número de um processo judicial cadastrado no SAPIENS. O memorando de solicitação de subsídios e cumprimento de decisão judicial e a respectiva resposta a ele são juntados no Dossiê judicial, mas os documentos internos preparatórios da Consultoria Jurídica e do Ministério deverão ser juntados somente no NUP da Comunicação.

O que é distribuidor judicial?

É o perfil de usuário no SAPIENS que permite cadastrar Intimações judiciais e fazer a sua distribuição (abrir Tarefas judiciais para os Advogados).

O que é uma intimação judicial?

É o registro da provocação de origem judicial (citação, intimação ou pauta de julgamento/audiência). A partir dela abre-se a tarefa judicial para o Advogado. No SICAU não havia a figura da intimação judicial. A intimação contém o Movimento (procedência, improcedência...) e a Repercussão (favorável, desfavorável, indiferente...).

No que consiste uma tarefa judicial?

É a demanda aberta para o Advogado (analisar intimação, participar de audiência...) que implica a realização de trabalho (Atividade judicial). Ela funciona da mesma forma que no SICAU com data de início e final da contagem do prazo e o setorresponsável. No SAPIENS não existe mais a Situação da Tarefa (favorável, desfavorável, indiferente...), que agora é a Repercussão da Intimação judicial.

O que é o painel de Intimações?

Local onde as Intimações judiciais são cadastradas e distribuídas. São duas listas de visualização: intimações Pendentes e intimações Distribuídas (com Tarefa judicial aberta). Cada Procuradoria compartilha um único Painel de intimações judiciais. Assim, para que diversos Distribuidores judiciais possam trabalhar ao mesmo tempo, é importante definir previamente quem ficará responsável por cada tipo de intimação, aplicando no grid o filtro de coluna “Criado por”.

Consultivo

Assuntos Gerenciais

Administração do SAPIENS

Como fazer para acessar o perfil de administrador do sistema?

- À direita do nome aparece uma ferramenta e lá aparece:

   - Administrador
   - Relatórios
   - Ajuda (inclusive com os vídeos da CGU)
   - Configurações pessoais (senhas, lotações e afastamentos)

- Clica no módulo Administrador e abre o módulo. Para sair, basta clicar no X da aba para sair da aba do módulo Administrador. - Na Consultoria utilizar SETORES e USUÁRIOS. - Nas demais Unidades, utilizamos SETORES, USUÁRIOS E NÚMEROS DE DOCUMENTOS. - Em NÚMEROS DE DOCUMENTOS, podem ser utilizados os filtros como era antes. Se quiser mudar a numeração dos documentos, filtra pelo tipo de documento (ex.: Cota) clicar em +, uma janela vai se abrir, colocar o último número antes do que você quer que seja o próximo número. - No caso de USUÁRIOS, basta clicar na aba, filtrar pelo número do usuário e a grande diferença está no campo Perfis (parte de baixo da janela). Lá constam as opções DISTRIBUIDOR JUDICIAL (não interessa às Unidades dos Consultivo) e ARQUIVISTA. Agora, EM CADA LOTAÇÃO DO USUÁRIO, deverá ser feita essa caracterização da condição do Usuário. Clicar em SETOR – SELECIONAR UNIDADE – LOTAÇÃO – SELECIONAR O SERVIDOR – ABRE JANELA LOTAÇÃO – SELECIONA A OPÇÃO COORDENADOR ou DISTRIBUIDOR – SALVAR.