Mudanças entre as edições de "Perguntas Mais Frequentes - FAQ"

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		+	===  Folha de Registro de Atividades do SAPIENS ===
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		+	==== ''O membro deve assinar a folha de registro de atividades?''====
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		+	Não é necessário.
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		+	==== ''Por que uma folha que deveria ser juntada não consta no NUP?''====
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		+	O administrador da unidade deve conferir o cadastro do usuário e se assegurar que o membro está devidamente cadastrado como Advogado da União ou Procurador Federal. Além disso, havendo mais de uma lotação, a folha será juntada no NUP da unidade em que o usuário possuir a lotação principal.
		+
		+	==== ''Em unidades de grande ponto, a aprovação pode ser feita por mais de uma chefia?''====
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		+	Sim, a chefia direta pode realizar a aprovação por meio de despacho no NUP.
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		+	==== ''Havendo colaboração com outra unidade, deve haver mais de uma aprovação?''====
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		+	Basta uma aprovação, mas havendo necessidade é possível abrir uma tarefa para o chefe da outra unidade despachar.
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		+	==== ''Existe modelo para o despacho de aprovação?''====
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		+	Sim, foi disponibilizado um modelo nacional de despacho de aprovação de folha de registro de atividades.
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		+	==== ''Como deve ser consignada a falta?''====
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		+	O chefe de fazer constar essa informação do despacho de aprovação, antes de enviar ao responsável pelo BMF.
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		+	==== ''É possível gerar manualmente uma folha de registro de atividades?''====
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		+	Sim, no módulo de relatórios do SAPIENS, em Gerencial - Recursos Humanos - Folha de Registro de Atividades, é possível gerar uma folha manualmente.
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		+	==== ''É necessário o membro ter atividades todos os dias?''====
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		+	Não, o chefe deve fazer a análise de acordo com o caso concreto.

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Edição atual tal como às 11h44min de 27 de agosto de 2018

Caso sua dúvida não tenha sido encontrada neste FAQ, favor entrar em contato com o suporte operacional de seu órgão central correspondente:

PGU: pgu.sapiens@agu.gov.br;

PGF: pgf.sapiens@agu.gov.br;

CGU: cgu.sapiens@agu.gov.br;

Demais órgãos centrais: sapiens@agu.gov.br.

Solicitações diretamente enviadas ao SAPIENS que sejam procedentes dos órgãos centrais mencionados serão automaticamente redirecionadas ao órgão central correspondente, por competência.

Índice 1 Assuntos Operacionais 1.1 Administração do SAPIENS 1.1.1 Como entender os mecanismos de assinatura digital x certificação digital? 1.1.2 Como extrair relatórios? 1.2 Usuários 1.2.1 Como devo cadastrar meu usuário? 1.2.2 Como realizar cadastramento de usuário externo? 1.2.3 Eu sou usuário externo, como realizo alteração dos meus dados? 1.2.4 Como efetuar o cadastramento de estagiários? 1.2.5 Não consigo acessar o Sapiens, eu já recebi o meu login e senha de acesso no meu e-mail! 1.2.6 Como solicitar o reset da minha senha? 1.2.7 Qual é o navegador mais indicado para utilização do SAPIENS? 1.2.8 Eu sou usuário externo, não estou recebendo as comunicações referentes ao meu órgão/autarquia! 1.2.9 Minha unidade não possui um Administrador. Como devo proceder? 1.2.10 Minha unidade não existe. Como devo proceder? 1.2.11 Como realizo o cadastramento de meu perfil para utilizar o módulo Dívida do SAPIENS? 1.2.12 Eu posso ser Distribuidor Judicial mesmo não sendo Advogado? 1.2.13 Posso responder intimações judiciais não sendo Advogado? 1.2.14 Sou Administrador e preciso navegar nas funcionalidades do ambiente Administrador. Como proceder? 1.2.15 Criei um usuário, mas inseri o CPF errado. Como proceder? 1.2.16 Criei equivocadamente um usuário interno, quando ele deveria ser externo. Como proceder? 1.2.17 Um usuário interno faleceu, aposentou-se, foi exonerado ou demitido. Como excluí-lo do Sapiens? 1.2.18 Eu ainda não recebi meu e-mail com login e senha. Como proceder? 1.3 Processos e Arquivo 1.3.1 Como fazer para acompanhar um processo? 1.3.2 Eu posso criar um processo administrativo a partir de um existente? 1.3.3 Eu estou tentando editar o processo, mas o Sapiens não permite a edição. Como proceder? 1.3.4 Não consigo enviar o processo ao arquivo. Como proceder? 1.3.5 Eu fiz a integração de um processo pelo SICAU informando equivocadamente a Entidade responsável. Como proceder? 1.3.6 Existe alguma forma de cancelar uma juntada de documento indevida? 1.3.7 Qual é o limite de vinculações por NUP? 1.3.8 Como retirar a assinatura digital? 1.3.9 Como tratar processos que se encontram no limbo - “dar andamento a processo”? 1.3.10 Como identificar processos administrativos sem tarefa- no limbo/inativos? 1.3.11 Como dividir um pdf (quebra do arquivo em pdf em partes menores)? 1.3.12 Como tratar processos com restrição de acesso? 1.3.13 Como realizar tramitação externa? 1.3.14 Como realizar tramitação externa no sapiens? 1.3.15 Como tratar um NUP criado indevidamente quando já havia outro processo tratando do mesmo assunto no sapiens? 1.3.16 Como efetuar o desentranhamento? 1.3.17 Como entender Apensamento X Anexação? 1.3.18 O que é Comunicação no Sapiens? 1.3.19 O que é NUP de Comunicação? 1.3.20 O que é Responder uma Comunicação? 1.3.21 O que é Redistribuir uma Comunicação? 1.3.22 O que é Painel de Comunicações? 1.3.23 Como criar a "comunicação" no painel de tarefas? 1.3.24 Como incluir anexos no Memorando por upload pela aba comunicação? 1.3.25 Como incluir anexos no Memorando por cópia pela aba comunicação? 1.3.26 Como remeter uma comunicação? 1.3.27 Como acompanhar a resposta da comunicação? 1.3.28 Como encontrar documentos cujas numerações não se sabe se foram feitas no sapiens? 1.4 Tarefas e Abertura Automática de Tarefas pelo SAPIENS 1.4.1 O Sapiens abriu uma tarefa automaticamente para mim em um processo que nem eu nem meu setor trabalhamos mais. O que houve? 1.4.2 Eu posso abrir a mesma tarefa referente a vários processos para um usuário? E para vários usuários? 1.4.3 Como posso saber para quem uma tarefa estava atribuída anteriormente? 1.4.4 Eu posso registrar uma atividade sem encerrar uma tarefa? 1.4.5 Eu vou sair de férias, ou ficarei de licença. Como devo fazer para que eu não receba tarefas durante o período? 1.4.6 Eu posso controlar o fluxo das tarefas de minha unidade para que somente o Protocolo possa inicialmente recebe-las? 1.5 Minutas, modelos, documentos, componentes digitais e assinador digital SAPIENS 1.5.1 Quais são os formatos admitidos para componente digital na juntada de documento? 1.5.2 Como proceder para componentes digitais maiores que 10 MB? 1.5.3 Qual é o limite de componentes digitais por documento? 1.5.4 Qual é o limite de documentos vinculados? 1.5.5 Quantas minutas posso gerenciar em meu ambiente de trabalho? 1.5.6 Quantas assinaturas digitais posso fazer de uma vez? 1.5.7 Eu compartilhei um documento. O que devo fazer para que o usuário com quem eu compartilhei possa juntar o documento? 1.5.8 Eu preciso acessar um modelo nacional, mas ele não aparece disponível para mim. Como proceder? 1.5.9 Como devo instalar o Assinador Digital Sapiens? 1.5.10 Quando uma versão iOS/MacOS do Assinador Digital Sapiens será disponibilizada? 1.5.11 Eu fiz a instalação do Assinador Digital Sapiens, mas o teste de verificação da instalação está apontando erro. Como proceder? 1.6 Restrição de Acesso 1.6.1 Recebi uma tarefa referente a um processo restrito, e por isso não tenho como dar andamento a ele. Como proceder? 1.6.2 Eu tenho um processo com um ou mais documentos restritos, e necessito visualizá-lo. Como proceder? 1.6.3 Somente um usuário tem acesso ao documento/NUP, e ele não atua mais na AGU ou está afastado. Como proceder? 1.6.4 Como o usuário com acesso a um NUP/documento pode me dar acesso a ele? 1.6.5 O suporte Sapiens pode gerenciar a restrição de acesso? 1.7 Dívida 1.7.1 Como solicito o acesso ao Módulo Dívida Ativa do SAPIENS? 1.7.2 Devo solicitar o meu acesso na condição de usuário interno e externo? 1.7.3 Como receberei o meu login e a senha de acesso? 1.7.4 Qual o endereço eletrônico para acesso ao SAPIENS-DÍVIDA? 1.7.5 Existe algum manual de utilização do sistema? 1.7.6 Na tela inicial da aba “Créditos” estão todos os créditos distribuídos apenas a mim ou estão todos encaminhados à minha unidade? 1.7.7 O que significa o campo “Número Sistema de origem” constante na aba “Dados Básicos” dentro da janela “Crédito”? 1.7.8 O que significa o campo “Regional” constante na aba “Dados Básicos” dentro da janela “Crédito”? 1.7.9 O que significa o campo “Unidade Responsável” constante na aba “Dados Básicos” dentro da janela “Crédito”? 1.7.10 Na aba “Dados Básicos” dentro da janela “Crédito” não consta a opção de registrar recursos administrativos interpostos. Há algum campo para esta anotação? 1.7.11 Como é feita a movimentação do crédito dentro do sistema? 1.7.12 Eu posso gerar uma CDA com mais de um crédito? 1.7.13 A funcionalidade referente ao protesto extrajudicial de CDA, disponível na aba “Protesto”, já está pronta para utilizarmos? 1.7.14 Eu posso gerar uma petição inicial de execução fiscal com mais de uma CDA? 1.7.15 Se o devedor comparecer a uma unidade da PGF e requerer o parcelamento de todos os débitos em seu nome, temos como localizá-los? 1.8 Judicial 1.8.1 O que é uma papeleta de distribuição? 1.8.2 Como identificar o número do processo judicial? 1.8.3 O que é Dossiê Judicial? 1.8.4 O que é distribuidor judicial? 1.8.5 O que é uma intimação judicial? 1.8.6 Como fazer o cadastro de intimações no SAPIENS? 1.8.7 Como imprimir o relatório de intimações por Advogado? 1.8.8 Como distribuir as intimações para os Advogados? 1.8.9 No que consiste uma tarefa judicial? 1.8.10 O que é o painel de Intimações? 1.9 Consultivo 2 Assuntos Gerenciais 2.1 Administração do SAPIENS 2.1.1 Como fazer para acessar o perfil de administrador do sistema? 2.1.2 Como fazer para inativar um servidor? 2.1.3 Como excluir o servidor da lotação? 2.1.4 Como criar um setor no sapiens? 2.1.5 Como fazer para inativação de unidade e tramitação externa? 2.1.6 Como fazer para cadastrar coordenadores? 2.1.7 Como efetuar o cadastramento de estagiários? 2.2 Folha de Registro de Atividades do SAPIENS 2.2.1 O membro deve assinar a folha de registro de atividades? 2.2.2 Por que uma folha que deveria ser juntada não consta no NUP? 2.2.3 Em unidades de grande ponto, a aprovação pode ser feita por mais de uma chefia? 2.2.4 Havendo colaboração com outra unidade, deve haver mais de uma aprovação? 2.2.5 Existe modelo para o despacho de aprovação? 2.2.6 Como deve ser consignada a falta? 2.2.7 É possível gerar manualmente uma folha de registro de atividades? 2.2.8 É necessário o membro ter atividades todos os dias?

Assuntos Operacionais

Administração do SAPIENS

Como entender os mecanismos de assinatura digital x certificação digital?

- O assinador digital e a certificação digital são coisas distintas. O assinador do Sapiens é um software que permite que você utilize o certificado digital obtido junto aos Correios. A certificação digital dos Correios é um contrato feito pela AGU para lhe dar uma assinatura digital (token). Com ela você pode assinar várias coisas, inclusive o imposto de renda.

- Para usar no Sapiens, temos que ter um aplicativo – o novo assinador, que tem que ser compatível com o certificado dos Correios e vários outros, com o Sapiens e com os navegadores de internet (que andaram mudando as políticas, e deixaram de aceitar o java, por exemplo).

Como extrair relatórios?

- Canto superior esquerdo – Relatórios – Clica no botão de+– Sistema – Usuário – Gênero: operacional – Espécie: Atividade – Tipo: Atividade lançada(ou outro que a pessoa queira) – Unidade: definir – Setor: definir – Período: definir – Observação: nome do relatório/ano e mês/nome da pessoa.

- O relatório para retirar a quantidade de processos que determinado setor recebeu por tramitação é TRAMITAÇÕES REMETIDAS PARA UM SETOR EM UM PERÍODO DE TEMPO (DETALHADO), pois ele indica todos os processos que o Setor recebeu por Tramitação, e não os que ele gerou processo, este sim é do que trata o de NUPS gerados.

- O relatório não diferencia o tipo de processo. Se essa necessidade for imprescindível, teremos que solicitar a criação de um relatório específico.

Usuários

Como devo cadastrar meu usuário?

Se você for um usuário interno (servidor, procurador ou advogado da AGU, ou colaborador externo utilizando diretamente o Sapiens), procure o Administrador de sua unidade para que ele crie o usuário.

Se você for um usuário externo (servidor de autarquia ou órgão para comunicação com o Sapiens), crie você mesmo clicando na opção correspondente no canto inferior esquerdo da tela de login do Sapiens.

Como realizar cadastramento de usuário externo?

Para que usuários externos tenham visibilidade dos processos que a Unidade julgar necessário, basta orientá-los para façam o cadastro na página inicial do SAPIENS como “USUÁRIOS EXTERNOS”. O cadastro é bastante simples e rápido, para visualizar clique no link [1]

Eu sou usuário externo, como realizo alteração dos meus dados?

Para que o usuário externo altere seus dados básicos, basta acessar a opção "Configurações" do botão "Processo/Documento Avulso" no painel principal do usuário externo. O sistema apresentará um formulário para alteração dos dados pessoais, sendo necessário apenas realizar a edição e selecionar o botão "Salvar".

Como efetuar o cadastramento de estagiários?

Para visualizar o passo a passo clique no link [2]

Não consigo acessar o Sapiens, eu já recebi o meu login e senha de acesso no meu e-mail!

Todo usuário interno do Sapiens deve obrigatoriamente ter ao menos uma lotação. Peça ao Administrador de sua unidade a sua lotação no Sapiens.

Como solicitar o reset da minha senha?

Os colaboradores da AGU devem solicitar o reset de senha ao Administrador de sua Unidade.

Qual é o navegador mais indicado para utilização do SAPIENS?

Recomenda-se a utilização do navegador “Mozilla Firefox”, pois atualmente é o padrão adotado na AGU.

Eu sou usuário externo, não estou recebendo as comunicações referentes ao meu órgão/autarquia!

Peça para que o Administrador da sua unidade providencie a sua vinculação ao órgão/autarquia correspondente. Ele deverá encaminhar sua demanda conforme o órgão central relacionado: PGU (pgu.sapiens@agu.gov.br), CGU (cgu.sapiens@agu.gov.br) ou PGF (pgf.sapiens@agu.gov.br).

Minha unidade não possui um Administrador. Como devo proceder?

Encaminhe sua demanda conforme o órgão central relacionado, indicado pelo menos um Administrador – porém, o ideal é que cada unidade possua pelo menos dois Administradores: PGU (pgu.sapiens@agu.gov.br), CGU (cgu.sapiens@agu.gov.br) ou PGF (pgf.sapiens@agu.gov.br).

Minha unidade não existe. Como devo proceder?

Encaminhe sua demanda conforme o órgão central relacionado, informando os dados cadastrais de sua unidade, e indicado pelo menos um Administrador – porém, o ideal é que cada unidade possua pelo menos dois Administradores: PGU (pgu.sapiens@agu.gov.br), CGU (cgu.sapiens@agu.gov.br) ou PGF (pgf.sapiens@agu.gov.br).

Como realizo o cadastramento de meu perfil para utilizar o módulo Dívida do SAPIENS?

Todas as solicitações devem ser dirigidas exclusivamente à CGCOB/PGF (pgf.cgcob@agu.gov.br). Se, por um acaso, tal solicitação for endereçada diretamente à Equipe SAPIENS, a resposta a ser dada ao solicitante deverá ser NEGATIVA, e o mesmo deverá ser informado do fluxo correto, sendo-lhe, então, pedido que formule tal solicitação ao órgão competente (CGCOB/PGF). A CGCOB/PGF providenciará os documentos necessários para cadastramento do usuário no perfil correspondente.

Eu posso ser Distribuidor Judicial mesmo não sendo Advogado?

Sim. O Administrador de sua unidade deve lhe dar o perfil correspondente.

Posso responder intimações judiciais não sendo Advogado?

Não. Esta atribuição é privativa de Advogados e Procuradores Federais. Se a formulação de intimações é uma de suas atribuições, você terá que pedir para que um Advogado/Procurador crie uma tarefa a partir da intimação que ele receberá.

Sou Administrador e preciso navegar nas funcionalidades do ambiente Administrador. Como proceder?

Consulte os detalhes no Manual Sapiens para Administradores no Sapiens Wiki: http://sapienswiki.agu.gov.br/index.php/P%C3%A1gina_principal.

Criei um usuário, mas inseri o CPF errado. Como proceder?

Envie o login atual e o ID do usuário juntamente com o CPF correto para sapiens@agu.gov.br para alteração.

Criei equivocadamente um usuário interno, quando ele deveria ser externo. Como proceder?

Envie o login atual e o ID do usuário para sapiens@agu.gov.br para a conversão em externo. Aviso: o usuário não pode ter lotações nem tarefas! Providencie a redistribuição ou exclusão da tarefa e retire todas as lotações existentes.

Um usuário interno faleceu, aposentou-se, foi exonerado ou demitido. Como excluí-lo do Sapiens?

A exclusão de um usuário do Sapiens é impossível devido ao seu histórico, porém é possível providenciar sua inativação. Para tanto, todas as tarefas e lotações do usuário precisam ser excluídas. Consulte o Manual Sapiens para Coordenadores e Administradores, respectivamente, no Sapiens Wiki para verificar como efetuar a redistribuição de tarefas e remover a lotação de usuários: http://sapienswiki.agu.gov.br/index.php/P%C3%A1gina_principal.

Eu ainda não recebi meu e-mail com login e senha. Como proceder?

Verifique se o e-mail não está nas caixas de spam. Se você utiliza e-mail corporativo, entre em contato com o suporte de TI para verificar se o domínio @agu.gov.br não está em lista negra para e-mails automáticos. Se o seu e-mail for da AGU, entre em contato com o suporte do DTI (0800 942 5011).

Processos e Arquivo

Como fazer para acompanhar um processo?

Para visualizar clique no link [3]

Eu posso criar um processo administrativo a partir de um existente?

Sim. Basta clicar na opção correspondente e informar o NUP já existente. Os dados básicos serão aproveitados. Você pode tanto aproveitar os dados em um novo NUP (Aproveitando Dados) quanto utilizar um NUP existente como referência, para os casos em que o documento físico já existir. Atenção: O Sapiens prioriza números de NUP já cadastrados no sistema!

Eu estou tentando editar o processo, mas o Sapiens não permite a edição. Como proceder?

Verifique se existe uma das seguintes situações:

- O processo está em tramitação externa;

- O processo foi vinculado por apensamento;

- O processo foi vinculado por anexação.

Se o processo foi vinculado por apensamento, providencie sua desvinculação, e se for o caso dele estar vinculado a outro processo, mas sua utilização paralela for necessária, providencie a vinculação por remissão. Se o processo foi vinculado por anexação, ele não existe mais para utilização, pois todo o seu material pertence agora ao processo principal. E se o processo está em tramitação externa, o órgão que recebeu o processo deve responder a comunicação existente e tramitá-lo de volta para seu setor.

Não consigo enviar o processo ao arquivo. Como proceder?

Certifique-se de que o processo está em seu setor, pois como somente um Arquivista pode arquivar um processo, as tarefas de arquivamento relacionadas só podem ser tramitadas para o Arquivo. Caso o processo não esteja em seu setor, peça a um usuário naquele setor que efetue o trâmite ou para seu setor ou para o arquivo correspondente. Utilize a opção Editar NUP ou o pesquise para verificar qual o setor atualmente responsável pelo processo.

Eu fiz a integração de um processo pelo SICAU informando equivocadamente a Entidade responsável. Como proceder?

O processo integrado erroneamente terá de ser arquivado, uma vez que um processo, uma vez sido feito público, não pode ser mais desfeito. Depois disso, providencie nova integração.

Existe alguma forma de cancelar uma juntada de documento indevida?

Não. Se você por algum motivo fez uma juntada em um processo de forma equivocada, você deverá necessariamente desentranhar a juntada, informando a justificativa (nesse caso, juntada indevida).

Qual é o limite de vinculações por NUP?

O limite atualmente existente é de 100 vinculações por processo.

Como retirar a assinatura digital?

- Clicar duas vezes na linha do documento – componente digital – clica duas vezes na linha – Assinatura – Seleciona – clica no sinal de menos.

- Depois de juntado o documento ao processo, a assinatura não poderá ser mais retirada. Mesmo enquanto minuta, se tiver assinada, não é possível alterar. Tem que retirar a assinatura para editar.

Como tratar processos que se encontram no limbo - “dar andamento a processo”?

Em complemento ao COMUNICADO Nº 63/SGAGU, DE 28 DE OUTUBRO DE 2015, informa-se que em razão da existência de processos que estavam sem tarefa no SAPIENS, os quais ficaram paralisados, o Sistema passou a criar automaticamente a tarefa “DAR ANDAMENTO A PROCESSO”, com intuito de que os Usuários deem o devido andamento aos processos sob sua responsabilidade.

Isto posto, existem três medidas possíveis para que os processos com a referida tarefa saiam desta situação:

a) O processo deve seguir para o arquivo corrente, via tarefa “MANTER SOB GUARDA TEMPORÁRIA NO ARQUIVO CORRENTE”, com trâmite, e a referida tramitação, necessariamente deve ser recebida pelo usuário deste arquivo;

b) O processo deve ser encaminhado por tarefa para algum usuário;

c) O processo deve ser tramitado para outro Órgão, via tramite externo, quando este for expedido para um Órgão que não utiliza o Sistema SAPIENS.

Caso não sejam tomadas nenhuma das medidas acima, os processos permanecerão na mesma situação e, mesmo sendo encerrada com a atividade, a tarefa “DAR ANDAMENTO A PROCESSO” irá retornar ao Usuário.

Como identificar processos administrativos sem tarefa- no limbo/inativos?

- Eles não estão visíveis para nenhum usuário para as providências administrativas ou para análise.

- Campo Documentos > pesquisa > metadados>Localização > Setor> Gerencial: marcar sem tarefas > marcar sem tramitação > localiza o processo >Detalhar NUP> Aba Tarefas Transferir processo/documento avulso ao arquivo intermediário > Arquivo ou outra atividade, dependendo do caso) > Distribuição automática > Salvar > Fechar.

Como dividir um pdf (quebra do arquivo em pdf em partes menores)?

- O limite para fazer Upload é de 10 Mb por pedaço. Maior que isso teremos que quebrar em partes menores.

- Clicar no arquivo com o botão direito > Abrir com > Adobe Acrobat 8.1 > Combinar processo > selecionar arquivo > Escolher as páginas > ir à metade do documento e atentar para não quebrar um documento pela metade e sim parar ao fim de em um determinado documento  Selecionar intervalo de páginas > Página > Colocar o intervalo > OK > Avançar > Criar > Salvar > Dar um nome (001 – NUP) > Salvar > Fechar > Voltar ao processo original e repetir o mesmo procedimento (002 – NUP) Salvar > Fechar.

Como tratar processos com restrição de acesso?

- Quando temos um processo com restrição de acesso, somente a pessoa que colocou a restrição poderá retira-la.

- Para colocar sigilo em documentos já juntados/prontos: Basta dar um duplo click na linha do documento no grid de juntadas do “Editar NUP”. Será aberta uma janela que terá a opção “restrição de acesso”, basta marcá-la e clicar em salvar. Para designar quem pode acessar o documento basta clicar no ícone de engrenagem que irá aparecer ao lado da restrição de acesso. Se for caso de sigilo previsto na Lei de Acesso à Informação também deve ser preenchido o formulário na aba “sigilo” da mesma janela.

- Atualmente, para mandar tarefa para alguém, se o processo tem restrição de acesso, e o usuário destinatário não tem permissão para ver, o sistema não permite completar a ação de mandar a tarefa. O sistema manda primeiro o usuário ir na restrição de acesso, conceder permissão e depois abrir a tarefa.

- No caso de o processo ter vindo do limbo, então tem que mandar aNUP para o e-mail cgu.sapiens@agu.gov.brsolicitando a indicação de que quem colocou o acesso restrito.

Como realizar tramitação externa?

- Os usuários externos não acessam o sistema. Eles entram em um painel externo diferente e apenas respondem às comunicações que fazemos a eles se a Unidade estiver vinculada.

- Não é possível que usuários externos realizem o recebimento de processos. Isso ocorre porque o Sistema SEI ainda não desenvolveu a interoperabilidade que permite a comunicação entre os dois sistemas.

Como realizar tramitação externa no sapiens?

- Clicar com o botão direito do mouse na linha do processo e depois clicar em Lançar Atividade. Abrirá uma nova janela e no campo Movimento você escreverá “providências administrativo, comprovação quanto ao atendimento – Salvar. Deseja abrir uma nova tarefa? Clicar no botão NÃO.

- Ir para a aba Tramitações clicar no botão  aparecerá uma janela informado que é apenas tramitação externa e clicar em OK. Na janela de tramitação externa colocar a NUP e no campo PESSOA colocar o nome do órgão para qual o processo será encaminhado. Clicar no botão Salvar e depois no botão Fechar.

Como tratar um NUP criado indevidamente quando já havia outro processo tratando do mesmo assunto no sapiens?

- Uma vez criada a NUP não poderá mais ser excluída.

- O que pode ser feito é transpor os documentos por desentranhamento e realocação deles direto para o NUP certo.

- Quanto ao processo criado indevidamente, é necessário realizar o arquivamento.

Como efetuar o desentranhamento?

Para desentranhar os documentos de um processo é necessário primeiramente desvincular os documentos. Para tanto, basta, no campo Juntadas, clicar na opção “Mostrar Vinculados”. Ao clicar vai aparecer para o usuário a vinculação de cada um deles. Após isso o usuário deve clicar duas vezes na linha do documento principal e abrirá uma janela. Clique na aba Documentos Vinculados e desvincule um a um clicando no documento e depois no botão de menos. Após realizada a desvinculação você poderá desentranha-los do processo.

Como entender Apensamento X Anexação?

- As duas modalidades formais de vinculação de processos - anexação e apensamento - efetivamente travam o andamento dos processos secundários, até por uma questão de lógica. No primeiro os documentos inclusive são "transportados" para o principal e o secundário fica encerrado (por isso é um procedimento definitivo).

- O apensamento é para que os apensados sejam considerados na análise do principal (por isso eles não andam mais).

O que é Comunicação no Sapiens?

É a ferramenta do Sapiens que permite à Procuradoria elaborar pedidos de subsídios e cumprimento de defesa judicial para Consultorias Jurídicas, bem como o acompanhamento em um mesmo painel dos prazos de resposta dessas solicitações.

O que é NUP de Comunicação?

É o processo administrativo criado para a Consultoria Jurídica elaborar a resposta à solicitação de subsídios e cumprimento de decisão judicial. Ele é gerado automaticamente pelo Sapiens após a Procuradoria efetuar a remessa eletrônica da Comunicação e fica vinculado por remissão ao Dossiê judicial. São juntados no NUP da Comunicação todos os documentos preparatórios produzidos pela Consultoria Jurídica e o Ministério para atender ao pedido, tais como despachos de distribuição e ofícios internos.

O que é Responder uma Comunicação?

É o comando a ser utilizado pela Consultoria para marcar a Comunicação como respondida com a juntada do documento de resposta. Após concluída essa operação, a Comunicação deixará de integrar a lista “Comunicações Remetidas” para integrar a lista de “Comunicações Respondidas” no Painel de Comunicação do remetente.

O que é Redistribuir uma Comunicação?

O criador da Comunicação pode a qualquer tempo redistribuí-la. Com esse comando é possível que o segundo usuário possa: finalizar a elaboração do memorando e fazer a sua remessa; assinar digitalmente o memorando e fazer a sua remessa; acompanhar a resposta de uma comunicação já remetida; receber uma comunicação já respondida.

O que é Painel de Comunicações?

É o local em que se visualizam todas as Comunicações do usuário. O acesso ao painel é pelo painel, localizado no canto superior esquerdo da tela), na aba comunicações.São quatro listas de Comunicações:

a. Comunicações “Em Elaboração”: as minutas e seus anexos ainda não foram juntados no Dossiê judicial ou no NUP Comunicação, de modo que não podem ainda ser consultados por outros usuários além do próprio elaborador da comunicação. As Comunicações “Em Elaboração” não aparecem para consulta ainda no Editar NUP > Aba Comunicações. Em um cenário ideal, essa lista deve estar sem nenhuma comunicação.

b. Comunicações “Remetidas”: contém as Comunicações que já foram encaminhadas pelo usuário ao destinatário. Permite acompanhar se as Consultorias Jurídicas estão no prazo ou não em cada uma da Comunicações enviadas.

c. Comunicações Respondidas: toda Comunicação respondida pela Consultoria Jurídica aparecerá nessa lista, que viabiliza a consulta do documento de resposta.

d. Comunicações “Coordenação”: somente aparece para os usuários do Sapiens com perfil de Coordenador. Nessa lista aparecem todas as Comunicações do setor ou setores em que o usuário está cadastrado como Coordenador no Sapiens.

Como criar a "comunicação" no painel de tarefas?

Clique no link para visualizar o passo a passo [4]

Como incluir anexos no Memorando por upload pela aba comunicação?

Clique no link para visualizar o passo a passo [5]

Como incluir anexos no Memorando por cópia pela aba comunicação?

Clique no link para visualizar o passo a passo [6]

Como remeter uma comunicação?

Clique no link para visualizar o passo a passo [7]

Como acompanhar a resposta da comunicação?

Clique no link para visualizar o passo a passo [8]

Como encontrar documentos cujas numerações não se sabe se foram feitas no sapiens?

Para visualizar o passo a passo clique no link [9]

Tarefas e Abertura Automática de Tarefas pelo SAPIENS

O Sapiens abriu uma tarefa automaticamente para mim em um processo que nem eu nem meu setor trabalhamos mais. O que houve?

O Sapiens gerencia de forma automatizada processos que não estão arquivados e não tiveram tarefa aberta nos últimos dez dias, com exceção de processos em tramitação externa e não devolvidos. Essa situação é conhecida como limbo. Para abrir automaticamente as tarefas, o Sapiens considera a seguinte ordem:

1. O último usuário a encerrar a tarefa referente ao processo;

2. Um coordenador do setor referente a este usuário, caso ele esteja afastado, inativo ou não esteja mais lotado, por distribuição automática;

3. O Protocolo da unidade referente ao encerramento da tarefa.

Caso de fato você não esteja mais responsável pelo andamento do processo, peça ao Coordenador de seu setor que redistribua a tarefa para quem de fato estiver gerenciando o processo. Caso seja o caso de arquivamento, providencie a tramitação do processo para o arquivo da unidade.

Eu posso abrir a mesma tarefa referente a vários processos para um usuário? E para vários usuários?

Sim. Para abrir uma tarefa em bloco, basta clicar no box Bloco na abertura da tarefa e informar todos os NUPs correspondentes. Já na abertura da mesma tarefa para vários usuários, clique no box Replicar no final do menu, e ao abrir a tarefa, o sistema abrirá uma mesma janela com os mesmos dados, bastando indicar o próximo usuário ou setor.

Como posso saber para quem uma tarefa estava atribuída anteriormente?

Clique na seta para baixo ao lado do usuário para verificar o histórico de alterações do responsável pela tarefa.

Eu posso registrar uma atividade sem encerrar uma tarefa?

Sim. Basta desmarcar a opção Encerrar Tarefa ao registrar a atividade.

Eu vou sair de férias, ou ficarei de licença. Como devo fazer para que eu não receba tarefas durante o período?

Registre o afastamento e seu período na opção Configurações, no canto superior direito do Sapiens, e em seguida, na aba Afastamentos, registre o afastamento correspondente e seu período. Atenção: durante esse período você não receberá tarefas cujo prazo inicial coincida com seu afastamento!

Eu posso controlar o fluxo das tarefas de minha unidade para que somente o Protocolo possa inicialmente recebe-las?

Sim. Para isso, entre em contato com o Administrador de sua unidade para que ele solicite tal demanda para seu órgão central relacionado: PGU (pgu.sapiens@agu.gov.br), CGU (cgu.sapiens@agu.gov.br) ou PGF (pgf.sapiens@agu.gov.br).

Minutas, modelos, documentos, componentes digitais e assinador digital SAPIENS

Quais são os formatos admitidos para componente digital na juntada de documento?

Os formatos atualmente aceitos para componente digital são html, htm, pdf, jpg, jpeg, ogg e mp4, com um tamanho máximo de 10 MB. A partir da versão 1.2.6 do SAPIENS, componentes de vídeo com até 50 MB também são aceitos.

Como proceder para componentes digitais maiores que 10 MB?

Se não for possível reduzir o tamanho dos arquivos sem comprometer sua qualidade, será necessário dividir o arquivo em volumes de até 10 MB. Consulte o DTI para instalar os aplicativos adequados para cada formato (0800 942 5011).

Qual é o limite de componentes digitais por documento?

O limite atualmente existente é de 25 componentes digitais por documento. Caso seu arquivo seja superior a 250 MB, você deverá providenciar um novo documento com as demais partes.

Qual é o limite de documentos vinculados?

O limite atualmente existente é de 25 vinculações por documento.

Quantas minutas posso gerenciar em meu ambiente de trabalho?

Atualmente o limite existente é de 250 minutas por área de trabalho, além de mais 100 minutas compartilhadas.

Quantas assinaturas digitais posso fazer de uma vez?

O limite atualmente existente é de 25 assinaturas digitais em bloco.

Eu compartilhei um documento. O que devo fazer para que o usuário com quem eu compartilhei possa juntar o documento?

Você deverá passar o documento para ele. Para tal, marque-o como Dono no compartilhamento da minuta. Atenção: somente o Dono de uma minuta pode gerenciar seu acesso, realizar uma juntada ou efetuar sua exclusão!

Eu preciso acessar um modelo nacional, mas ele não aparece disponível para mim. Como proceder?

Todo modelo nacional está disponível para certas Espécies de Setores. Certifique-se que o setor onde você está lotado corresponde a este setor. Para verificar de forma mais apropriada, entre em contato com seu órgão central correspondente: PGU (pgu.sapiens@agu.gov.br), CGU (cgu.sapiens@agu.gov.br) ou PGF (pgf.sapiens@agu.gov.br).

Como devo instalar o Assinador Digital Sapiens?

Siga os passos de instalação na página do Sapiens Wiki correspondente: http://sapienswiki.agu.gov.br/index.php/Assinador_Digital.

Quando uma versão iOS/MacOS do Assinador Digital Sapiens será disponibilizada?

A versão para Apple do Assinador Digital Sapiens está em fase de construção e não tem data prevista de lançamento.

Eu fiz a instalação do Assinador Digital Sapiens, mas o teste de verificação da instalação está apontando erro. Como proceder?

Possivelmente os cookies de seu navegador estão interferindo no teste e até mesmo no próprio funcionamento do assinador digital.

Google Chrome:

1. Abra o Google Chrome.

2. Na barra de ferramentas do seu navegador, clique no menu do Chrome.

3. Clique em Mais ferramentas > Limpar dados de navegação.

4. Na caixa exibida, clique nas caixas de seleção "Cookies e outros dados de site e plug-in" e "Imagens e arquivos armazenados em cache".

5. Use o menu localizado na parte superior para selecionar a quantidade de dados que você deseja excluir. Escolha desde o começo para excluir tudo.

6. Clique em Limpar dados de navegação.

Após estes passos, convém também reiniciar o computador. Caso o teste ainda não possa ser validado, entre em contato com o suporte de TI do seu órgão, ou com o DTI caso esteja no ambiente da AGU (0800 942 5011).

Restrição de Acesso

Recebi uma tarefa referente a um processo restrito, e por isso não tenho como dar andamento a ele. Como proceder?

Entre em contato com seu órgão central para que a lista de usuários e setores com acesso ao documento seja informada, uma vez que nem mesmo a Super Administração do Sapiens pode gerenciar este acesso. Para verificar de forma mais apropriada, entre em contato com seu órgão central correspondente: PGU (pgu.sapiens@agu.gov.br), CGU (cgu.sapiens@agu.gov.br) ou PGF (pgf.sapiens@agu.gov.br). Informe o NUP para o qual você necessita de informações.

Eu tenho um processo com um ou mais documentos restritos, e necessito visualizá-lo. Como proceder?

Faça o mesmo procedimento da questão 1 neste item, mas informando o ID do documento juntado.

Somente um usuário tem acesso ao documento/NUP, e ele não atua mais na AGU ou está afastado. Como proceder?

Reporte imediatamente a situação ao órgão central correspondente, informando o número NUP ou número ID do documento, para que haja liberação emergencial. Atenção: casos deste tipo serão apreciados em caráter específico, não se tratando de demanda rotineira!

Como o usuário com acesso a um NUP/documento pode me dar acesso a ele?

Somente usuários Master podem gerenciar a restrição de acesso. Embora somente eles tenham tal poder, qualquer usuário com acesso ao documento pode verificar a lista de usuários com tal poder, clicando na engrenagem ao lado do item Restrição de Acesso. Todo documento restrito tem ao menos um usuário Master.

O suporte Sapiens pode gerenciar a restrição de acesso?

Não. Esta atribuição é privativa dos usuários e setores com acesso ao gerenciamento de restrição de acesso ao processo ou documento. Apenas podemos informar quem tem acesso ao documento para que o usuário interessado entre em contato com os responsáveis pelo acesso.

Dívida

Como solicito o acesso ao Módulo Dívida Ativa do SAPIENS?

Todas as solicitações devem ser dirigidas exclusivamente à CGCOB/PGF (pgf.cgcob@agu.gov.br) juntamente com o formulário de acesso preenchido em todos os seus campos. Este formulário poderá ser obtido na página do SAPIENS Wiki.

Devo solicitar o meu acesso na condição de usuário interno e externo?

Depende. Se você for terceirizado ou servidor em exercício nas unidades da PGF, ou Procurador Federal, o seu acesso será concedido na condição de usuário interno, bastando, para tanto, enviar o formulário de acesso à CGCOB/PGF. Todavia, se você for servidor de autarquia ou de fundação pública federal e não estiver em exercício em um dos órgãos de execução da PGF, o seu acesso será na condição de usuário externo. Após o seu autocadastramento (o cadastro será realizado por você mesmo clicando na opção correspondente no canto inferior esquerdo da tela de login do Sapiens), você deverá solicitar da Procuradoria Federal vinculada à entidade a qual você pertence que a unidade requeria da CGCOB/PGF a sua vinculação no sistema, encaminhando o pedido com o formulário de acesso preenchido.

Como receberei o meu login e a senha de acesso?

Você receberá o seu login e senha de acesso no seu e-mail.

Qual o endereço eletrônico para acesso ao SAPIENS-DÍVIDA?

O acesso é feito através do seguinte endereço: https://sapiens.agu.gov.br. Após o acesso na página inicial, o usuário deverá clicar na seta para baixo, localizada ao lado do ícone de ferramentas, no canto superior da tela. Depois disso, deve-se escolher a opção “Dívida Ativa”.

Existe algum manual de utilização do sistema?

Sim. Existem duas versões preliminares: uma para o usuário interno e outra para o usuário externo. Ambas ainda estão inacabadas, mas já esclarecem muitas dúvidas relevantes. Estes manuais encontram-se disponíveis na página do SAPIENS Wiki.

Na tela inicial da aba “Créditos” estão todos os créditos distribuídos apenas a mim ou estão todos encaminhados à minha unidade?

Estão todos os créditos da sua unidade, de modo que todos os Procuradores lá em exercício e com acesso ao sistema conseguem visualizar todos os créditos disponíveis do seu órgão de execução.

O que significa o campo “Número Sistema de origem” constante na aba “Dados Básicos” dentro da janela “Crédito”?

Esse campo corresponde ao número de origem do crédito na entidade credora. O seu preenchimento é facultativo e visa facilitar uma futura interoperabilidade entre sistemas, caso exista um número específico no âmbito da Autarquia ou da Fundação Pública Federal que seja diferente da NUP.

O que significa o campo “Regional” constante na aba “Dados Básicos” dentro da janela “Crédito”?

Esse campo se refere ao nome do órgão regional da entidade credora responsável pelo cadastramento do crédito.

O que significa o campo “Unidade Responsável” constante na aba “Dados Básicos” dentro da janela “Crédito”?

A ”Unidade Responsável” corresponde ao nome da unidade da PGF responsável pela análise do crédito e inscrição em dívida ativa. O correto preenchimento desse campo é de suma importância, pois apenas os Procuradores/servidores lotados na unidade designada poderão visualizar o referido crédito.

Na aba “Dados Básicos” dentro da janela “Crédito” não consta a opção de registrar recursos administrativos interpostos. Há algum campo para esta anotação?

Sim. Depois que o crédito for salvo, novas abas – “Devedores”, “Recursos” e “Fases” – aparecerão na janela “Crédito”. A aba “Recursos” é o local apropriado para esses registros.

Como é feita a movimentação do crédito dentro do sistema?

O crédito segue um “iter” no sistema, começando pelo seu cadastramento até o ajuizamento da ação ou o seu pagamento. Para movimentar o crédito dentro do sistema o usuário deverá lançar as mudanças de fases pelas quais o crédito passará. Ao alterar a fase de cada crédito, ele mudará de aba/tela/filtro dentro do sistema. Para modificar a fase de um crédito, o usuário deve localizar a opção “lançar fase”, normalmente disponível quando se clica com o botão direito sobre o crédito.

Eu posso gerar uma CDA com mais de um crédito?

Sim. Basta selecionar os créditos e depois escolher a opção “Gerar CDA” indicando a forma “Agrupada”.

A funcionalidade referente ao protesto extrajudicial de CDA, disponível na aba “Protesto”, já está pronta para utilizarmos?

Não. Esta funcionalidade ainda depende de alguns ajustes para iniciar o seu funcionamento.

Eu posso gerar uma petição inicial de execução fiscal com mais de uma CDA?

Sim

Se o devedor comparecer a uma unidade da PGF e requerer o parcelamento de todos os débitos em seu nome, temos como localizá-los?

Sim, mas apenas aqueles cadastrados e inscritos em dívida ativa no SAPIENS-DÍVIDA. Basta utilizar a função “pesquisar” no canto superior esquerdo e colocar os dados do devedor

Judicial

O que é uma papeleta de distribuição?

Documento em meio físico no qual são feitas anotações para distribuição das citações e intimações judiciais para os Advogados da União. Exemplos de documentos utilizados: cópia do mandado, cópia da decisão judicial e ficha padronizada.

Como identificar o número do processo judicial?

O SAPIENS permite só os números com 20 dígitos no padrão do CNJ (NNNNNNN-DD.AAAA.J.TR.OOOO, por exemplo 0281700-46.2008.5.04.0018).

O que é Dossiê Judicial?

É o conjunto de documentos relacionados à atuação em processo judicial de uma Procuradoria. Todo dossiê judicial possui um NUP próprio que se refere ao número de um processo judicial cadastrado no SAPIENS. O memorando de solicitação de subsídios e cumprimento de decisão judicial e a respectiva resposta a ele são juntados no Dossiê judicial, mas os documentos internos preparatórios da Consultoria Jurídica e do Ministério deverão ser juntados somente no NUP da Comunicação.

O que é distribuidor judicial?

É o perfil de usuário no SAPIENS que permite cadastrar Intimações judiciais e fazer a sua distribuição (abrir Tarefas judiciais para os Advogados).

O que é uma intimação judicial?

É o registro da provocação de origem judicial (citação, intimação ou pauta de julgamento/audiência). A partir dela abre-se a tarefa judicial para o Advogado. No SICAU não havia a figura da intimação judicial. A intimação contém o Movimento (procedência, improcedência...) e a Repercussão (favorável, desfavorável, indiferente...).

Como fazer o cadastro de intimações no SAPIENS?

Para visualizar o passo a passo clique no link [10]

Como imprimir o relatório de intimações por Advogado?

Para visualizar o passo a passo clique no link [11]

Como distribuir as intimações para os Advogados?

Na tela abrir a aba “Intimações”, filtrar no campo “Etiqueta” o nome do Advogado. Clicar no campo superior esquerdo “Ferramentas”: “distribuir” e na tela seguinte conferir o setor e escolher o nome do Advogado responsável pela tarefa. Para visualizar o passo a passo clique no link [12]

No que consiste uma tarefa judicial?

É a demanda aberta para o Advogado (analisar intimação, participar de audiência...) que implica a realização de trabalho (Atividade judicial). Ela funciona da mesma forma que no SICAU com data de início e final da contagem do prazo e o setorresponsável. No SAPIENS não existe mais a Situação da Tarefa (favorável, desfavorável, indiferente...), que agora é a Repercussão da Intimação judicial.

O que é o painel de Intimações?

Local onde as Intimações judiciais são cadastradas e distribuídas. São duas listas de visualização: intimações Pendentes e intimações Distribuídas (com Tarefa judicial aberta). Cada Procuradoria compartilha um único Painel de intimações judiciais. Assim, para que diversos Distribuidores judiciais possam trabalhar ao mesmo tempo, é importante definir previamente quem ficará responsável por cada tipo de intimação, aplicando no grid o filtro de coluna “Criado por”.

Consultivo

Assuntos Gerenciais

Administração do SAPIENS

Como fazer para acessar o perfil de administrador do sistema?

- À direita do nome aparece uma ferramenta e lá aparece:

Administrador

Relatórios

Ajuda (inclusive com os vídeos da CGU)

Configurações pessoais (senhas, lotações e afastamentos)

- Clicar no módulo Administrador e abrir o módulo. Para sair, basta clicar no X da aba para sair da aba do módulo Administrador.

- Na Consultoria utilizar SETORES e USUÁRIOS.

- Nas demais Unidades, utilizamos SETORES, USUÁRIOS E NÚMEROS DE DOCUMENTOS.

- Em NÚMEROS DE DOCUMENTOS, podem ser utilizados os filtros como era antes. Se quiser mudar a numeração dos documentos, filtrar pelo tipo de documento (ex.: Cota) clicar em +, uma janela vai se abrir, colocar o último número antes do que você quer que seja o próximo número.

- No caso de USUÁRIOS, basta clicar na aba, filtrar pelo número do usuário e a grande diferença está no campo Perfis (parte de baixo da janela). Lá constam as opções DISTRIBUIDOR JUDICIAL (não interessam às Unidades dos Consultivo) e ARQUIVISTA. Agora, EM CADA LOTAÇÃO DO USUÁRIO, deverá ser feita essa caracterização da condição do Usuário. Clicar em SETOR – SELECIONAR UNIDADE – LOTAÇÃO – SELECIONAR O SERVIDOR – ABRE JANELA LOTAÇÃO – SELECIONAR A OPÇÃO COORDENADOR ou DISTRIBUIDOR – SALVAR.

Como fazer para inativar um servidor?

Para que a inativação de qualquer Usuário seja possível as seguintes providências são necessárias:

1. Retirar todas as Lotações do Usuário;

2. Redistribuir ou excluir todas as Tarefas atribuídas a este Usuário. A primeira providência pode ser adotada pelo Administrador da Unidade e a segunda pelo Coordenador do Setor. Para verificar as pendências de um Usuário, por favor acesse a ferramenta operacional de Relatórios.

Como excluir o servidor da lotação?

- Antes de excluir o servidor da lotação, verificar se há tarefas sob sua responsabilidade. Para tanto, clicar em Sapiens – Relatórios, Gênero: operacional – Espécie: tarefa – Tipo: “Tarefa aberta para um usuário”

- Unidade: Consultoria-Geral da União – Setor: o setor em que o servidor está lotado (mas vão aparecer as tarefas de qualquer setor para ele) – Usuário: nome do servidor – Observação: tarefas “nome do servidor a ser inativado”.

- Enquanto tiver tarefa, não inativa usuário, mas um coordenador lotado no setor que está o estagiário/servidor pode fechar as tarefas dele - dar andamento aos processos (arquivar, por exemplo). O certo é tirar um relatório de tarefas abertas para um usuário atualmente em nome do servidor/estagiário e fechar todas desta forma.

- Para inativar (somente quando o servidor for para órgãos fora da AGU): 1) Administrador – Usuário – desmarcar o botão Ativo – Salvar. 2) Setores – identificar setor – verificar o servidor – lotação – clicar nobotão de menos.

Como criar um setor no sapiens?

O Administrador do sistema na Unidade deverá entrar com o perfil de Administrador, clicar em SETORES e seguir o passo-a-passo especificado. Para visualizar clique no link [13].

Como fazer para inativação de unidade e tramitação externa?

Para desativar uma Unidade é necessário que o Administrador do sistema esteja lotado na referida Unidade e que ela esteja sem processos sob sua responsabilidade.

Como fazer para cadastrar coordenadores?

Quem faz o cadastramento de Coordenadores é o próprio Administrador da Unidade, ressaltando que a coordenação é por departamento, ou seja, o servidor pode ser coordenador de um departamento e não ser de outro. É necessário marcar também a opção Distribuidor processual.

Como efetuar o cadastramento de estagiários?

Para visualizar clique no link

Folha de Registro de Atividades do SAPIENS

O membro deve assinar a folha de registro de atividades?

Não é necessário.

Por que uma folha que deveria ser juntada não consta no NUP?

O administrador da unidade deve conferir o cadastro do usuário e se assegurar que o membro está devidamente cadastrado como Advogado da União ou Procurador Federal. Além disso, havendo mais de uma lotação, a folha será juntada no NUP da unidade em que o usuário possuir a lotação principal.

Em unidades de grande ponto, a aprovação pode ser feita por mais de uma chefia?

Sim, a chefia direta pode realizar a aprovação por meio de despacho no NUP.

Havendo colaboração com outra unidade, deve haver mais de uma aprovação?

Basta uma aprovação, mas havendo necessidade é possível abrir uma tarefa para o chefe da outra unidade despachar.

Existe modelo para o despacho de aprovação?

Sim, foi disponibilizado um modelo nacional de despacho de aprovação de folha de registro de atividades.

Como deve ser consignada a falta?

O chefe de fazer constar essa informação do despacho de aprovação, antes de enviar ao responsável pelo BMF.

É possível gerar manualmente uma folha de registro de atividades?

Sim, no módulo de relatórios do SAPIENS, em Gerencial - Recursos Humanos - Folha de Registro de Atividades, é possível gerar uma folha manualmente.

É necessário o membro ter atividades todos os dias?

Não, o chefe deve fazer a análise de acordo com o caso concreto.