Ata da 4ª Reunião Ordinária (11/02/2015)

Ata de Reunião

Informações:

Nome: 4ª Reunião do Comitê Gestor Nacional do SAPIENS (CGNS)

Data: 11/02/2014 às 17 horas

Local: Sala do Conselho Superior, Ed. Sede I da AGU

Presentes: representantes da AGES, EAGU, PGF, CGDI, OAGU, SGA, CGAU, SGCT, PGU e CGU.

1. Informes Gerais

1.1. Relato de que o sistema continua se ampliando, possuindo uma expansão vegetativa de cerca de 30% (trinta por cento) ao mês, alcançando a marca de 40.000 (quarenta mil) novos documentos por dia, 2 (dois) por segundo, 4000 (quatro mil) usuários online simultaneamente durante a tarde, em mais de 615 (seiscentas e quinze) unidades. Além disso, foi feita uma consolidação das demandas evolutivas do SAPIENS já aprovadas e pendentes de execução e será elaborado um cronograma para atendimento.

1.2. Informe de que a fábrica de softwares contratada iniciou a execução do contrato com aproximadamente 5 (cinco) funcionários, mas dobrará o pessoal disponibilizado para o DTI.

1.3. Solicitação para que a sala disponibilizada aos funcionários da fábrica de softwares seja separada dos servidores do DTI e que os funcionários da empresa sejam uniformizados e identificados.

1.4. Haverá confirmação se a previsão de identificação diferenciada dos funcionários já existe no contrato e, em caso negativo, tal medida será negociada com a empresa.

1.5. Informe de que todo o ambiente de desenvolvimento está preparado para o início do processo de elaboração da documentação do SAPIENS pela empresa.

1.6. Informe de que, a respeito da integração do módulo de integração do SAPIENS com os tribunais, o Supremo Tribunal Federal aderiu ao MMI 3.0. Foi criado um selo do CNJ para os Tribunais que optarem por não adotar o PJE, de modo que será necessário este selo homologado pelo CNJ de compatibilidade com o MMI 3.0 para que possam manter seus sistemas legados. Assim, a conjuntura para integração do SAPIENS com os sistemas dos 92 (noventa e dois) tribunais tornou-se mais favorável.

2. Cronograma de trancamento do AGUDOC/SICAU/SISCON

2.1. Informe de que o SISCON já se encontra trancado para novos registros. 41 (quarenta e uma) unidades ainda estão fora do SAPIENS, utilizando o AGUDOC. PGF já concluiu o processo, estando pendentes apenas unidades da PGU.

2.2. Informe de que 31 (trinta e uma) unidades estão utilizando exclusivamente o AGUDOC e outras 10 (dez) estão utilizando ambos os sistemas (AGUDOC e SAPIENS). Estão pendentes, assim, 31 (trinta e uma) unidades para que se promova o trancamento do AGUDOC.

2.2.1. Informe de que o dia 31 de março de 2015 foi definido como o prazo para trancamento do AGUDOC para todas as unidades. Para que não haja prejuízos à Corregedoria-Geral da União, será agendada uma reunião entre representantes da CGAU, AGES e DGE para apurar as necessidades do órgão e encaminhar as providências para a adequação dos processos da CGAU ao SAPIENS, eventualmente com a formação de uma força-tarefa.

2.3. Informe de que para que se possa efetivar o trancamento do SICAU, estão pendentes algumas unidades da Escola da AGU.

2.4. Solicitação para que as Comissões Técnicas se reúnam para apurar as necessidades de cada órgão integrante. Foi definido, em princípio, o dia 31 de julho de 2015 para trancamento do SICAU.

2.4.1. Informe da PGF de que enfrenta dificuldades para o trancamento do SICAU relativamente às unidades que atuam na área previdenciária, bem como ao uso do sistema pelo INSS, mas há projetos-piloto planejados, inclusive com a participação da referida autarquia.

2.4.2. Informe da PGU de que também possui dificuldades com o uso pleno do SAPIENS, em virtude da diferença das estruturas (Protocolos e Secretarias Judiciárias) e fluxos internos das unidades, bem como da resistência de usuários advogados.

2.5. Proposta de implementação e utilização dos Protocolos Centrais Unificados para cadastramento dos processos judiciais em todas as unidades, desde que as equipes das atuais Secretarias Judiciárias sejam transferidas para o setor.

2.5.1 Aprovação pela AGES de que este processo de migração do serviço de cadastramento para o PCU, mediante a transferência dos servidores das Secretarias Judiciárias para o PCU, deveria se iniciar a partir das unidades centrais, em Brasília, sustentando que o cadastramento unificado é essencial para que as Secretarias Judiciárias possam se encarregar das suas funções típicas, como controle de prazos judiciais.

2.6. Solicitação para que o uso do SICAU para cadastramento automático continue disponível para a PGF, devido ao volume de processos a serem cadastrados pelas unidades da PGF.

2.7. Ênfase por parte da AGES de que a realização dos pilotos inicialmente nas unidades centrais é essencial para diagnosticar os eventuais problemas e traçar estratégias para solução.

2.8. Requerimento ao DTI para promover o avanço das medidas para pleno atendimento via 0800 de dúvidas e solicitações relacionadas ao SAPIENS, em especial quanto à elaboração de scripts de atendimento, e à DGE que realize reunião entre PGU e PGF para elaborar projeto-piloto para a PRU e PRF da 1ª Região.

2.9. Solicitação a SGA que verifique o andamento dos trâmites para acesso à base de dados da Receita Federal, haja vista que requer a realização de empenho para o SERPRO.

3. Lei de Acesso à Informação

3.1. Análise da AGES constatou grande quantidade de documentos e processos restritos. Já há o entendimento de que todo documento preparatório é reservado, mas é necessária ainda a elaboração de um normativo detalhado sobre a restrição de acesso no âmbito da AGU, estando em discussão uma minuta de Portaria do Advogado-Geral da União. Contudo, o CGNS havia definido anteriormente uma regra de negócios de que o documento é criado no SAPIENS com restrição automática de acesso ao usuário externo.

3.2. PGF sustentou que no caso dos dossiês judiciais, em decorrência do Estatuto da OAB, seja mantida a restrição, pois há dados estratégicos relativos à atuação do advogado que não podem ser publicizados. Acordou-se que haja uma diferenciação no tratamento dos processos judiciais e da CGAU, compreendendo-os como documentos preparatórios.

3.3. Encaminhada a realização de reunião com a DGE para definição de parâmetros para a restrição de documentos no SAPIENS.

4. Priorização de Demandas junto à Fábrica (de Software)

4.1. Informe da possibilidade para execução simultânea de 8 (oito) frentes de trabalho, já tendo sido identificadas no momento 11 (onze) possíveis: a) documentação do SAPIENS; b) evolução do SAPIENS (demandas apresentadas pelos órgãos centrais no âmbito das Comissões Técnicas); c) documentação de sistemas legados; d) módulo correicional; e) módulo de ouvidoria; f) evolução do AGUPESSOAS (correção do sistema e da base atual); g) módulo de remoção e promoção; h) módulo de cálculos judiciais; i) módulo da Escola da AGU; j) módulo de atos normativos (pesquisa e fluxo); k) módulo de contratos.

4.2. Sugestão pela AGES pela priorização das demandas de “A” a “H” inicialmente.

4.3. Informe da DGE de que o módulo de dívida não está incluído nesta relação, pois será um trabalho que continuará sendo executado diretamente pelos desenvolvedores do SAPIENS na AGU, bem como ressaltou que esta relação contém apenas as demandas a serem executadas desde o início pela fábrica de softwares.

4.4. Argumentação pela PGF de que as demandas relacionadas a documentação não são prioritárias para as áreas finalísticas.

4.5. Argumentação pela AGES de que o módulo da Escola da AGU não seria prioritário, visto que há necessidade de melhor conhecimento de sistemas disponíveis no mercado para desenvolvimento do módulo.

4.6. Sugestão da CGU de que haja um link no GPWEB que possibilite a abertura do respectivo NUP no SAPIENS, bem como uma indicação no SAPIENS de que determinado NUP está relacionado a um projeto em curso no GPWEB.

4.7. Informe da DGE de que quanto ao Qlikview, este não depende da fábrica de softwares e será executado pela DGE/AGES.

4.8. Informe de que cada demanda prioritária aprovada gerará a abertura de uma Ordem de Serviço específica, a ser acompanhada pelos órgãos relacionados.

4.9. Aprovação, por unanimidade, pela abertura imediata das oito (8) frentes de trabalho seguintes:

• Frente 1 - documentação do SAPIENS;
• Frente 2 – evolução do SAPIENS (demandas apresentadas pelos órgãos centrais no âmbito das Comissões Técnicas);
• Frente 3 – módulo de atos normativos (pesquisa e fluxo);
• Frente 4 – módulo correicional;
• Frente 5.1 – módulo de ouvidoria;
• Logo após a conclusão do módulo de ouvidoria, ficou desde já aprovado o início da Frente 5.2 -documentação de sistemas legados;
• Frente 6 – evolução do AGUPESSOAS (correção do sistema e da base atual);
• Frente 7 – módulo de remoção e promoção;
• Frente 8 – módulo de cálculos judiciais. Ficou estabelecido que o DTI e a DGE apresentarão, no prazo de 60 (sessenta) dias, análise e proposta de requisitos para a elaboração dos módulos da Escola da AGU e de Contratos.

5. Aquisição de leitores óticos (Ação C19 do PDTI)

5.1. Aprovação, por unanimidade, pela aquisição dos leitores óticos para utilização no cadastramento de processos no SAPIENS, mediante parâmetros uniformes a serem estabelecidos pelo DTI.

6. Implantação do NUP de 21 dígitos

6.1. Informe de que o NUP deverá ter 21 dígitos a partir de novo normativo do MPOG e do MJ, que estabeleceu que o NUP será vinculado ao SIORG. Tendo em vista ser necessário regularizar a situação de grande parte das unidades da AGU no SIORG, serão tomadas providências pela SGA para adequação dos registros.

6.2. A deliberação a respeito da implantação do novo formato de NUP foi adiada.

Não restando assuntos a serem deliberados, a reunião ordinária foi encerrada às 19h40.