Pauta da 3ª Reunião Ordinária (11/04/2014)

INFORMES GERAIS

1) Cronograma Desenvolvimento

2) Integrações

3) Sapiens Wiki

4) Convênio Receita Federal

EXPANSÃO

1) Cronograma

CERTIFICAÇÃO DIGITAL

1) Aquisição do CA

2) Obrigatoriedade de uso

DEMANDAS EVOLUTIVAS

AGES

1) Perfil de utilização para servidores de outros órgãos

PGU:

1) Caixa de Tarefa: incluir o campo “Unidade” acima de “Setor” para facilitar a abertura de tarefas entre unidades, que está aumentando de forma exponencial; o melhor seria que o campo permanecesse com a unidade do próprio usuário como padrão.

2) Alterar o relatório “Operacional > Tarefa > Tarefas Abertas para um usuário atualmente (detalhado)”: permitir que sejam incluídas as opções “Todos os Setores” e “Todos os Usuários”. Os chefes de setor estão com dificuldades de acompanhar eventuais atrasos e fazer a redistribuição, pois hoje precisam pedir um relatório de cada usuário.

3) Formatação do Ofício no padrão do Manual da Presidência da República: temos enfrentado uma significativa resistência à utilização do atual template de ofício, o que leva à elaboração de minutas no Word ou mesmo a se realizar o copia e cola no editor do SAPIENS, o que também não resulta em um documento adequado.

4) Incluir função de “Acompanhar Comunicação” ou “Incluir Comunicação no meu Painel do Usuário”: o acompanhamento de resposta de ofício somente por meio de Juntada de Resposta é a melhor forma, pois o Protocolo não mais abre tarefa. Contudo, tanto na PRU-1 como na PGU esse acompanhamento fica limitado ao criador do ofício, o que não tem atendido em especial às situações de afastamentos e de ofícios expedidos pelo Gabinete, mas que precisam ser acompanhados por outros setores dentro da unidade.

PGF:

1) Treinamento EAD: aprovação do conteúdo e previsão de disponibilização;

2) Certificados digitais: abrangência da exigência (para acesso ou apenas juntada de documentos, por exemplo), e revisão do prazo de 30.04 para obrigatoriedade.

CGU:

1) Editor de textos – impressão de documentos com mais recursos – a CGU NECESSARIAMENTE vai imprimir muitos documentos por um bom tempo, posto que trabalha praticamente com processos híbridos nas unidades descentralizadas. Mesmo que não sejamos nós que venhamos a imprimir, os órgãos assessorados o farão e o padrão de impressão é desfavorável à juntada destes documentos aos processos físicos – margens laterais imutáveis. Nossas unidades estão tendo muita dificuldade com esta questão.

2) Solicitamos que seja adiantada a versão com mais recursos do editor de textos. Pelo menos com numeração automática dos parágrafos, que tem sido grande uma dificuldade. Importamos pareceres do word e perde-se toda a numeração. O que tem no Sapiens é lista numerada, diferente do que precisamos.

3) Desvincular documentos desentranhados de processos dos respectivos NUPs de origem para que fiquem atreladas aos NUPs nos quais juntados – nas pesquisas por assunto, são encontrados sempre os documentos desentranhados e encaminhados ao arquivo e os pareceres juntados com os respectivos despachos de aprovação, todos como se ainda fosse do mesmo processo. Tenho alguns exemplos a citar e já pensamos até em pedir para que os usuários, ao desentranhar, coloquem restrição de acesso antes de mandar para o arquivo – mas será um procedimento muito oneroso para um documento que está sendo retirado do processo. (desentranha – coloca restrição de acesso, encaminha para o arquivo, um documento que no físico, iria para o lixo, mesmo que não sendo o mais correto).

Procedimentos essenciais para a ATIVIDADE CONSULTIVA:

4) Criação do tipo de documento DESPACHO DE APROVAÇÃO;

5) Para os tipos de documento PARECER, NOTA, INFORMAÇÃO e DESPACHO DE APROVAÇÃO, a RESTRIÇÃO DE ACESSO seja marcada como padrão assim que eleito o tipo de documento. Criada a minuta, abre nova caixa de diálogo questionando se o usuário deseja repassar o controle de acesso a novos usuários – link para a caixa de controle de acesso. Isto pode ser independente se a minuta é para realizada no editor ou por upload.

6) Para o tipo de minuta DESPACHO DE APROVAÇÃO – quando solicitada a JUNTAR, abrir caixa de diálogo questionando a necessidade de vinculação por aprovação à determinado documento já juntado (parecer/nota/informação/despacho de aprovação). Esta vinculação deverá ser sempre na sequência correta que somente é possível hoje quando os documentos já estão juntados – enquanto minutas, as vinculações ficam invertidas (o principal fica como o despacho de aprovação).

QUESTÕES GERAIS

7) Seja solucionado o problema de inclusão de processos antigos com NUPs anteriores aos com padrões atuais que tem os 15 algarismos.

8) verificação do perfil de colaborador.

9) seja discutida a possibilidade de inviabilizar exclusão informações no sistema, por exemplo – tramitações e tarefa (mesmo que apenas nesta fase de implantação) – que se equivocadas deveriam ser corrigidas por novas tramitações e tarefas, mas não com exclusões. Tenho processos que em virtude destas exclusões não podem mais ser tramitados – ficam “trancados” e isto tem consequências quando da necessidade de vincular o processo por apensamento ou anexação.

10) inclusão de alertas para tarefas encaminhadas para outras UNIDADES que não estejam endereçadas aos respectivos PROTOCOLOS. Como sabemos que não será realizado o bloqueio desta possibilidade, pelo menos a inclusão de um alerta com sugestão de que para outras UNIDADADES se encaminhe até mesmo as tarefas para os respectivos PROTOCOLOS –> NINGUÉM TEM A OBRIGAÇÃO DE CONHECER A ESTRUTURA E A DIVISÃO DE TRABALHO INTERNA ALHEIA e por outro lado os CHEFES DAS UNIDADES NÃO SÃO DISTRIBUIDORES UNIVERSAIS DO SAPIENS.

CGAU:

1. Constar, com destaque, o grau do sigilo nos dados básicos do processo/documento, à frente ou logo após o NUP, se possível.

2. Além do NUP, acrescentar o assunto principal e o interessado à barra azul (detalhar NUP). Nos processos físicos a identidade visual do processo é mais associada ao assunto e ao nome do que ao número;

3. Aumentar o campo destinado às justificativas para a classificação de sigilo;

4. Inserir mais mensagens de alerta para situações irreversíveis. Ex: juntada de documentos; recebimento de trâmite;

5. Permitir o envio de Mensagens para mais de um usuário e para setores;

6. Implementar as seguintes operações em lote:

a. Inclusão de interessados;

b. Inclusão de assuntos;

c. Classificação e desclassificação de documentos quanto ao sigilo;

d. Lotação de usuários;

e. Mensagem para grupos ou setores.

CGDI/EAGU:

1. Ao acessar o SAPIENS trazer o último CPF de acesso em uma determinada máquina;

2. Quando o desentranhamento for por erro, criar um repositório visível apenas para auditoria, não possibilitando criar tarefa, juntar documentos e tramite etc.;

3. No painel do usuário ao passar o mouse no NUP trazer uma ementa dos dados básicos. Facilita, sem detalhar o NUP (mais um clique) para o distribuidor que recebe muitas tarefas. A exemplo da consulta pelo conteúdo, figura abaixo.

4. Ao ser excluído o tramite ou tarefa que o SAPIENS devolva a informação para o remetente (mensagem/relatório automática pelo sistema);