Pauta da 3ª Reunião Ordinária (11/04/2014)

PGU:

1) Caixa de Tarefa: incluir o campo “Unidade” acima de “Setor” para facilitar a abertura de tarefas entre unidades, que está aumentando de forma exponencial; o melhor seria que o campo permanecesse com a unidade do próprio usuário como padrão.

2) Alterar o relatório “Operacional > Tarefa > Tarefas Abertas para um usuário atualmente (detalhado)”: permitir que sejam incluídas as opções “Todos os Setores” e “Todos os Usuários”. Os chefes de setor estão com dificuldades de acompanhar eventuais atrasos e fazer a redistribuição, pois hoje precisam pedir um relatório de cada usuário.

3) Formatação do Ofício no padrão do Manual da Presidência da República: temos enfrentado uma significativa resistência à utilização do atual template de ofício, o que leva à elaboração de minutas no Word ou mesmo a se realizar o copia e cola no editor do SAPIENS, o que também não resulta em um documento adequado.

4) Incluir função de “Acompanhar Comunicação” ou “Incluir Comunicação no meu Painel do Usuário”: o acompanhamento de resposta de ofício somente por meio de Juntada de Resposta é a melhor forma, pois o Protocolo não mais abre tarefa. Contudo, tanto na PRU-1 como na PGU esse acompanhamento fica limitado ao criador do ofício, o que não tem atendido em especial às situações de afastamentos e de ofícios expedidos pelo Gabinete, mas que precisam ser acompanhados por outros setores dentro da unidade.

PGF:

1) Treinamento EAD: aprovação do conteúdo e previsão de disponibilização;

2) Certificados digitais: abrangência da exigência (para acesso ou apenas juntada de documentos, por exemplo), e revisão do prazo de 30.04 para obrigatoriedade.

CGU:

1) Editor de textos – impressão de documentos com mais recursos – a CGU NECESSARIAMENTE vai imprimir muitos documentos por um bom tempo, posto que trabalha praticamente com processos híbridos nas unidades descentralizadas. Mesmo que não sejamos nós que venhamos a imprimir, os órgãos assessorados o farão e o padrão de impressão é desfavorável à juntada destes documentos aos processos físicos – margens laterais imutáveis. Nossas unidades estão tendo muita dificuldade com esta questão.

2) Solicitamos que seja adiantada a versão com mais recursos do editor de textos. Pelo menos com numeração automática dos parágrafos, que tem sido grande uma dificuldade. Importamos pareceres do word e perde-se toda a numeração. O que tem no Sapiens é lista numerada, diferente do que precisamos.

3) Desvincular documentos desentranhados de processos dos respectivos NUPs de origem para que fiquem atreladas aos NUPs nos quais juntados – nas pesquisas por assunto, são encontrados sempre os documentos desentranhados e encaminhados ao arquivo e os pareceres juntados com os respectivos despachos de aprovação, todos como se ainda fosse do mesmo processo. Tenho alguns exemplos a citar e já pensamos até em pedir para que os usuários, ao desentranhar, coloquem restrição de acesso antes de mandar para o arquivo – mas será um procedimento muito oneroso para um documento que está sendo retirado do processo. (desentranha – coloca restrição de acesso, encaminha para o arquivo, um documento que no físico, iria para o lixo, mesmo que não sendo o mais correto).

Procedimentos essenciais para a ATIVIDADE CONSULTIVA:

4) Criação do tipo de documento DESPACHO DE APROVAÇÃO;

5) Para os tipos de documento PARECER, NOTA, INFORMAÇÃO e DESPACHO DE APROVAÇÃO, a RESTRIÇÃO DE ACESSO seja marcada como padrão assim que eleito o tipo de documento. Criada a minuta, abre nova caixa de diálogo questionando se o usuário deseja repassar o controle de acesso a novos usuários – link para a caixa de controle de acesso. Isto pode ser independente se a minuta é para realizada no editor ou por upload.

6) Para o tipo de minuta DESPACHO DE APROVAÇÃO – quando solicitada a JUNTAR, abrir caixa de diálogo questionando a necessidade de vinculação por aprovação à determinado documento já juntado (parecer/nota/informação/despacho de aprovação). Esta vinculação deverá ser sempre na sequência correta que somente é possível hoje quando os documentos já estão juntados – enquanto minutas, as vinculações ficam invertidas (o principal fica como o despacho de aprovação).

QUESTÕES GERAIS

7) Seja solucionado o problema de inclusão de processos antigos com NUPs anteriores aos com padrões atuais que tem os 15 algarismos.

8) verificação do perfil de colaborador.

9) seja discutida a possibilidade de inviabilizar exclusão informações no sistema, por exemplo – tramitações e tarefa (mesmo que apenas nesta fase de implantação) – que se equivocadas deveriam ser corrigidas por novas tramitações e tarefas, mas não com exclusões. Tenho processos que em virtude destas exclusões não podem mais ser tramitados – ficam “trancados” e isto tem consequências quando da necessidade de vincular o processo por apensamento ou anexação.

10) inclusão de alertas para tarefas encaminhadas para outras UNIDADES que não estejam endereçadas aos respectivos PROTOCOLOS. Como sabemos que não será realizado o bloqueio desta possibilidade, pelo menos a inclusão de um alerta com sugestão de que para outras UNIDADADES se encaminhe até mesmo as tarefas para os respectivos PROTOCOLOS –> NINGUÉM TEM A OBRIGAÇÃO DE CONHECER A ESTRUTURA E A DIVISÃO DE TRABALHO INTERNA ALHEIA e por outro lado os CHEFES DAS UNIDADES NÃO SÃO DISTRIBUIDORES UNIVERSAIS DO SAPIENS.

CGAU:

1. Constar, com destaque, o grau do sigilo nos dados básicos do processo/documento, à frente ou logo após o NUP, se possível.

2. Além do NUP, acrescentar o assunto principal e o interessado à barra azul (detalhar NUP). Nos processos físicos a identidade visual do processo é mais associada ao assunto e ao nome do que ao número;

3. Aumentar o campo destinado às justificativas para a classificação de sigilo;

4. Inserir mais mensagens de alerta para situações irreversíveis. Ex: juntada de documentos; recebimento de trâmite;

5. Permitir o envio de Mensagens para mais de um usuário e para setores;

6. Implementar as seguintes operações em lote:

a. Inclusão de interessados;

b. Inclusão de assuntos;

c. Classificação e desclassificação de documentos quanto ao sigilo;

d. Lotação de usuários;

e. Mensagem para grupos ou setores.