Perguntas Mais Frequentes - FAQ

Caso sua dúvida não tenha sido encontrada neste FAQ, favor entrar em contato com o suporte operacional de seu órgão central correspondente:

PGU: pgu.sapiens@agu.gov.br;

PGF: pgf.sapiens@agu.gov.br;

CGU: cgu.sapiens@agu.gov.br;

Demais órgãos centrais: sapiens@agu.gov.br.

Solicitações diretamente enviadas ao SAPIENS que sejam procedentes dos órgãos centrais mencionados serão automaticamente redirecionadas ao órgão central correspondente, por competência.

Assuntos Operacionais

Administração do SAPIENS

Como entender os mecanismos de assinatura digital x certificação digital?

- O assinador digital e a certificação digital são coisas distintas. O assinador do Sapiens é um software que permite que você utilize o certificado digital obtido junto aos Correios. A certificação digital dos Correios é um contrato feito pela AGU para lhe dar uma assinatura digital (token). Com ela você pode assinar várias coisas, inclusive o imposto de renda.

- Para usar no Sapiens, temos que ter um aplicativo – o novo assinador, que tem que ser compatível com o certificado dos Correios e vários outros, com o Sapiens e com os navegadores de internet (que andaram mudando as políticas, e deixaram de aceitar o java, por exemplo).

Como extrair relatórios?

- Canto superior esquerdo – Relatórios – Clica no botão de+– Sistema – Usuário – Gênero: operacional – Espécie: Atividade – Tipo: Atividade lançada(ou outro que a pessoa queira) – Unidade: definir – Setor: definir – Período: definir – Observação: nome do relatório/ano e mês/nome da pessoa.

- O relatório para retirar a quantidade de processos que determinado setor recebeu por tramitação é TRAMITAÇÕES REMETIDAS PARA UM SETOR EM UM PERÍODO DE TEMPO (DETALHADO), pois ele indica todos os processos que o Setor recebeu por Tramitação, e não os que ele gerou processo, este sim é do que trata o de NUPS gerados.

- O relatório não diferencia o tipo de processo. Se essa necessidade for imprescindível, teremos que solicitar a criação de um relatório específico.

Usuários

Como realizar cadastramento de usuário externo?

Para que usuários externos tenham visibilidade dos processos que a Unidade julgar necessário, basta orientá-los para façam o cadastro na página inicial do SAPIENS como “USUÁRIOS EXTERNOS”. O cadastro é bastante simples e rápido, para visualizar clique no link título do link

Qual é o navegador mais indicado para utilização do SAPIENS?

Recomenda-se a utilização do navegador “Mozilla Firefox”, pois atualmente é o padrão adotado na AGU.

Como solicitar o reset da minha senha?

Os colaboradores da AGU devem solicitar o reset de senha ao Administrador de sua Unidade.

Processos e Arquivo

Como retirar a assinatura digital?

- Clicar duas vezes na linha do documento – componente digital – clica duas vezes na linha – Assinatura – Seleciona – clica no sinal de menos.

- Depois de juntado o documento ao processo, a assinatura não poderá ser mais retirada. Mesmo enquanto minuta, se tiver assinada, não é possível alterar. Tem que retirar a assinatura para editar.

Como tratar processos que se encontram no limbo - “dar andamento a processo”?

Em complemento ao COMUNICADO Nº 63/SGAGU, DE 28 DE OUTUBRO DE 2015, informa-se que em razão da existência de processos que estavam sem tarefa no SAPIENS, os quais ficaram paralisados, o Sistema passou a criar automaticamente a tarefa “DAR ANDAMENTO A PROCESSO”, com intuito de que os Usuários deem o devido andamento aos processos sob sua responsabilidade.

Isto posto, existem três medidas possíveis para que os processos com a referida tarefa saiam desta situação:

a) O processo deve seguir para o arquivo corrente, via tarefa “MANTER SOB GUARDA TEMPORÁRIA NO ARQUIVO CORRENTE”, com trâmite, e a referida tramitação, necessariamente deve ser recebida pelo usuário deste arquivo;

b) O processo deve ser encaminhado por tarefa para algum usuário;

c) O processo deve ser tramitado para outro Órgão, via tramite externo, quando este for expedido para um Órgão que não utiliza o Sistema SAPIENS.

Caso não sejam tomadas nenhuma das medidas acima, os processos permanecerão na mesma situação e, mesmo sendo encerrada com a atividade, a tarefa “DAR ANDAMENTO A PROCESSO” irá retornar ao Usuário.

Como identificar processos administrativos sem tarefa- no limbo/inativos?

- Eles não estão visíveis para nenhum usuário para as providências administrativas ou para análise.

- Campo Documentos > pesquisa > metadados>Localização > Setor> Gerencial: marcar sem tarefas > marcar sem tramitação > localiza o processo >Detalhar NUP> Aba Tarefas Transferir processo/documento avulso ao arquivo intermediário > Arquivo ou outra atividade, dependendo do caso) > Distribuição automática > Salvar > Fechar.

Como dividir um pdf (quebra do arquivo em pdf em partes menores)?

- O limite para fazer Upload é de 10 Mb por pedaço. Maior que isso teremos que quebrar em partes menores.

- Clicar no arquivo com o botão direito > Abrir com > Adobe Acrobat 8.1 > Combinar processo > selecionar arquivo > Escolher as páginas > ir à metade do documento e atentar para não quebrar um documento pela metade e sim parar ao fim de em um determinado documento  Selecionar intervalo de páginas > Página > Colocar o intervalo > OK > Avançar > Criar > Salvar > Dar um nome (001 – NUP) > Salvar > Fechar > Voltar ao processo original e repetir o mesmo procedimento (002 – NUP) Salvar > Fechar.

Como tratar processos com restrição de acesso?

- Quando temos um processo com restrição de acesso, somente a pessoa que colocou a restrição poderá retira-la.

- Para colocar sigilo em documentos já juntados/prontos: Basta dar um duplo click na linha do documento no grid de juntadas do “Editar NUP”. Será aberta uma janela que terá a opção “restrição de acesso”, basta marcá-la e clicar em salvar. Para designar quem pode acessar o documento basta clicar no ícone de engrenagem que irá aparecer ao lado da restrição de acesso. Se for caso de sigilo previsto na Lei de Acesso à Informação também deve ser preenchido o formulário na aba “sigilo” da mesma janela.

- Atualmente, para mandar tarefa para alguém, se o processo tem restrição de acesso, e o usuário destinatário não tem permissão para ver, o sistema não permite completar a ação de mandar a tarefa. O sistema manda primeiro o usuário ir na restrição de acesso, conceder permissão e depois abrir a tarefa.

- No caso de o processo ter vindo do limbo, então tem que mandar aNUP para o e-mail cgu.sapiens@agu.gov.brsolicitando a indicação de que quem colocou o acesso restrito.

Como realizar tramitação externa?

- Os usuários externos não acessam o sistema. Eles entram em um painel externo diferente e apenas respondem às comunicações que fazemos a eles se a Unidade estiver vinculada.

- Não é possível que usuários externos realizem o recebimento de processos. Isso ocorre porque o Sistema SEI ainda não desenvolveu a interoperabilidade que permite a comunicação entre os dois sistemas.

Como realizar tramitação externa no sapiens?

- Clicar com o botão direito do mouse na linha do processo e depois clicar em Lançar Atividade. Abrirá uma nova janela e no campo Movimento você escreverá “providências administrativo, comprovação quanto ao atendimento – Salvar. Deseja abrir uma nova tarefa? Clicar no botão NÃO.

- Ir para a aba Tramitações clicar no botão  aparecerá uma janela informado que é apenas tramitação externa e clicar em OK. Na janela de tramitação externa colocar a NUP e no campo PESSOA colocar o nome do órgão para qual o processo será encaminhado. Clicar no botão Salvar e depois no botão Fechar.

Como tratar um NUP criado indevidamente quando já havia outro processo tratando do mesmo assunto no sapiens?

- Uma vez criada a NUP não poderá mais ser excluída.

- O que pode ser feito é transpor os documentos por desentranhamento e realocação deles direto para o NUP certo.

- Quanto ao processo criado indevidamente, é necessário realizar o arquivamento.

Como efetuar o desentranhamento?

Para desentranhar os documentos de um processo é necessário primeiramente desvincular os documentos. Para tanto, basta, no campo Juntadas, clicar na opção “Mostrar Vinculados”. Ao clicar vai aparecer para o usuário a vinculação de cada um deles. Após isso o usuário deve clicar duas vezes na linha do documento principal e abrirá uma janela. Clique na aba Documentos Vinculados e desvincule um a um clicando no documento e depois no botão de menos. Após realizada a desvinculação você poderá desentranha-los do processo.

Como entender Apensamento X Anexação?

- As duas modalidades formais de vinculação de processos - anexação e apensamento - efetivamente travam o andamento dos processos secundários, até por uma questão de lógica. No primeiro os documentos inclusive são "transportados" para o principal e o secundário fica encerrado (por isso é um procedimento definitivo).

- O apensamento é para que os apensados sejam considerados na análise do principal (por isso eles não andam mais).

O que é Comunicação no Sapiens?

É a ferramenta do Sapiens que permite à Procuradoria elaborar pedidos de subsídios e cumprimento de defesa judicial para Consultorias Jurídicas, bem como o acompanhamento em um mesmo painel dos prazos de resposta dessas solicitações.

O que é NUP de Comunicação?

É o processo administrativo criado para a Consultoria Jurídica elaborar a resposta à solicitação de subsídios e cumprimento de decisão judicial. Ele é gerado automaticamente pelo Sapiens após a Procuradoria efetuar a remessa eletrônica da Comunicação e fica vinculado por remissão ao Dossiê judicial. São juntados no NUP da Comunicação todos os documentos preparatórios produzidos pela Consultoria Jurídica e o Ministério para atender ao pedido, tais como despachos de distribuição e ofícios internos.

O que é Responder uma Comunicação?

É o comando a ser utilizado pela Consultoria para marcar a Comunicação como respondida com a juntada do documento de resposta. Após concluída essa operação, a Comunicação deixará de integrar a lista “Comunicações Remetidas” para integrar a lista de “Comunicações Respondidas” no Painel de Comunicação do remetente.

O que é Redistribuir uma Comunicação?

O criador da Comunicação pode a qualquer tempo redistribuí-la. Com esse comando é possível que o segundo usuário possa: finalizar a elaboração do memorando e fazer a sua remessa; assinar digitalmente o memorando e fazer a sua remessa; acompanhar a resposta de uma comunicação já remetida; receber uma comunicação já respondida.

O que é Painel de Comunicações?

É o local em que se visualizam todas as Comunicações do usuário. O acesso ao painel é pelo painel, localizado no canto superior esquerdo da tela), na aba comunicações.São quatro listas de Comunicações:

a. Comunicações “Em Elaboração”: as minutas e seus anexos ainda não foram juntados no Dossiê judicial ou no NUP Comunicação, de modo que não podem ainda ser consultados por outros usuários além do próprio elaborador da comunicação. As Comunicações “Em Elaboração” não aparecem para consulta ainda no Editar NUP > Aba Comunicações. Em um cenário ideal, essa lista deve estar sem nenhuma comunicação.

b. Comunicações “Remetidas”: contém as Comunicações que já foram encaminhadas pelo usuário ao destinatário. Permite acompanhar se as Consultorias Jurídicas estão no prazo ou não em cada uma da Comunicações enviadas.

c. Comunicações Respondidas: toda Comunicação respondida pela Consultoria Jurídica aparecerá nessa lista, que viabiliza a consulta do documento de resposta.

d. Comunicações “Coordenação”: somente aparece para os usuários do Sapiens com perfil de Coordenador. Nessa lista aparecem todas as Comunicações do setor ou setores em que o usuário está cadastrado como Coordenador no Sapiens.

Judicial

O que é uma papeleta de distribuição?

Documento em meio físico no qual são feitas anotações para distribuição das citações e intimações judiciais para os Advogados da União. Exemplos de documentos utilizados: cópia do mandado, cópia da decisão judicial e ficha padronizada.

Como identificar o número do processo judicial?

O SAPIENS permite só os números com 20 dígitos no padrão do CNJ (NNNNNNN-DD.AAAA.J.TR.OOOO, por exemplo 0281700-46.2008.5.04.0018).

O que é Dossiê Judicial?

É o conjunto de documentos relacionados à atuação em processo judicial de uma Procuradoria. Todo dossiê judicial possui um NUP próprio que se refere ao número de um processo judicial cadastrado no SAPIENS. O memorando de solicitação de subsídios e cumprimento de decisão judicial e a respectiva resposta a ele são juntados no Dossiê judicial, mas os documentos internos preparatórios da Consultoria Jurídica e do Ministério deverão ser juntados somente no NUP da Comunicação.

O que é distribuidor judicial?

É o perfil de usuário no SAPIENS que permite cadastrar Intimações judiciais e fazer a sua distribuição (abrir Tarefas judiciais para os Advogados).

O que é uma intimação judicial?

É o registro da provocação de origem judicial (citação, intimação ou pauta de julgamento/audiência). A partir dela abre-se a tarefa judicial para o Advogado. No SICAU não havia a figura da intimação judicial. A intimação contém o Movimento (procedência, improcedência...) e a Repercussão (favorável, desfavorável, indiferente...).

No que consiste uma tarefa judicial?

É a demanda aberta para o Advogado (analisar intimação, participar de audiência...) que implica a realização de trabalho (Atividade judicial). Ela funciona da mesma forma que no SICAU com data de início e final da contagem do prazo e o setorresponsável. No SAPIENS não existe mais a Situação da Tarefa (favorável, desfavorável, indiferente...), que agora é a Repercussão da Intimação judicial.

O que é o painel de Intimações?

Local onde as Intimações judiciais são cadastradas e distribuídas. São duas listas de visualização: intimações Pendentes e intimações Distribuídas (com Tarefa judicial aberta). Cada Procuradoria compartilha um único Painel de intimações judiciais. Assim, para que diversos Distribuidores judiciais possam trabalhar ao mesmo tempo, é importante definir previamente quem ficará responsável por cada tipo de intimação, aplicando no grid o filtro de coluna “Criado por”.

Assuntos Gerenciais

Administração do SAPIENS

Como fazer para acessar o perfil de administrador do sistema?

- À direita do nome aparece uma ferramenta e lá aparece:

Administrador

Relatórios

Ajuda (inclusive com os vídeos da CGU)

Configurações pessoais (senhas, lotações e afastamentos)

- Clicar no módulo Administrador e abrir o módulo. Para sair, basta clicar no X da aba para sair da aba do módulo Administrador.

- Na Consultoria utilizar SETORES e USUÁRIOS.

- Nas demais Unidades, utilizamos SETORES, USUÁRIOS E NÚMEROS DE DOCUMENTOS.

- Em NÚMEROS DE DOCUMENTOS, podem ser utilizados os filtros como era antes. Se quiser mudar a numeração dos documentos, filtrar pelo tipo de documento (ex.: Cota) clicar em +, uma janela vai se abrir, colocar o último número antes do que você quer que seja o próximo número.

- No caso de USUÁRIOS, basta clicar na aba, filtrar pelo número do usuário e a grande diferença está no campo Perfis (parte de baixo da janela). Lá constam as opções DISTRIBUIDOR JUDICIAL (não interessam às Unidades dos Consultivo) e ARQUIVISTA. Agora, EM CADA LOTAÇÃO DO USUÁRIO, deverá ser feita essa caracterização da condição do Usuário. Clicar em SETOR – SELECIONAR UNIDADE – LOTAÇÃO – SELECIONAR O SERVIDOR – ABRE JANELA LOTAÇÃO – SELECIONAR A OPÇÃO COORDENADOR ou DISTRIBUIDOR – SALVAR.

Como fazer para inativar um servidor?

Para que a inativação de qualquer Usuário seja possível as seguintes providências são necessárias:

1. Retirar todas as Lotações do Usuário;

2. Redistribuir ou excluir todas as Tarefas atribuídas a este Usuário. A primeira providência pode ser adotada pelo Administrador da Unidade e a segunda pelo Coordenador do Setor. Para verificar as pendências de um Usuário, por favor acesse a ferramenta operacional de Relatórios.

Como excluir o servidor da lotação?

- Antes de excluir o servidor da lotação, verificar se há tarefas sob sua responsabilidade. Para tanto, clicar em Sapiens – Relatórios, Gênero: operacional – Espécie: tarefa – Tipo: “Tarefa aberta para um usuário”

- Unidade: Consultoria-Geral da União – Setor: o setor em que o servidor está lotado (mas vão aparecer as tarefas de qualquer setor para ele) – Usuário: nome do servidor – Observação: tarefas “nome do servidor a ser inativado”.

- Enquanto tiver tarefa, não inativa usuário, mas um coordenador lotado no setor que está o estagiário/servidor pode fechar as tarefas dele - dar andamento aos processos (arquivar, por exemplo). O certo é tirar um relatório de tarefas abertas para um usuário atualmente em nome do servidor/estagiário e fechar todas desta forma.

- Para inativar (somente quando o servidor for para órgãos fora da AGU): 1) Administrador – Usuário – desmarcar o botão Ativo – Salvar. 2) Setores – identificar setor – verificar o servidor – lotação – clicar nobotão de menos.

Como criar um setor no sapiens?

O Administrador do sistema na Unidade deverá entrar com o perfil de Administrador, clicar em SETORES e seguir o passo-a-passo especificado. Para visualizar clique no link [1].

Como fazer para inativação de unidade e tramitação externa?

Para desativar uma Unidade é necessário que o Administrador do sistema esteja lotado na referida Unidade e que ela esteja sem processos sob sua responsabilidade.

Como fazer para cadastrar coordenadores?

Quem faz o cadastramento de Coordenadores é o próprio Administrador da Unidade, ressaltando que a coordenação é por departamento, ou seja, o servidor pode ser coordenador de um departamento e não ser de outro. É necessário marcar também a opção Distribuidor processual.