Iniciantes do SAPIENS
Em 13/02/2014
Respostas às participações/perguntas formuladas durante videoconferência PGU para Ambientação de Administradores SAPIENS de todas as Procuradorias vinculadas à PGU, no dia 12/02/2014.
SLIDES APRESENTADOS e enviados aos participantes no encerramento da videoconferência:
1. Cenário SAPIENS_12022014
2. Conhecendo o SAPIENS_Interfaces e Ferramentas_03122013
PERGUNTAS e RESPOSTAS
1. “O SAPIENS tem um editor de textos próprio em substituição ao Word?”
R. Sim. A Área de Trabalho do SAPIENS é um editor de textos on line dentro do próprio Navegador de Internet. O editor de textos do SAPIENS por ser um editor on line não possui recursos avançados como os que existem no Word ou no BR Office, porém facilitará muito a elaboração de documentos usando templates previamente formatados com o padrão da instituição. Outra facilidade é a Inteligência Jurídica/Repositórios de Conhecimento que possibilita ao usuário transportar textos ou parte de textos de Legislação, de Jurisprudências, de Normas e de Teses para o conteúdo do documento que está elaborando. A Inteligência Jurídica sugere primeiramente os textos mais “copiados”, pois usa ferramenta de ranking para apresenta-los/organizá-los.
2. “Cada unidade terá uma numeração?”
R. Sim. Ao elaborar um documento no editor de textos do SAPIENS o sistema atribui ao documento o número sequencial para o tipo de documento como, por exemplo, Ofício, Memorando, Nota ou Parecer. A numeração é vinculada à espécie de setor onde está lotado o usuário que elabora a minuta/documento. Outras informações também vêm previamente preenchidas como, por exemplo, as siglas do redator e do setor de lotação, o nome da Procuradoria e do Órgão de direção/instituição à qual é vinculada, os dados básicos do processo.
3. “No Portal SAPIENS Wiki as atualizações e correções serão informadas na aba da discussão?”
R. Sim. No portal http://sapienswiki.agu.gov.br/ as informações são organizadas por tópicos. No tópico “Sistema” encontrado na parte lateral são publicadas as Manutenções do Sistema SAPIENS, tanto as manutenções evolutivas quanto as manutenções corretivas.
4. “Nesta demonstração, visualizando a base de homologação vejo matérias relativas ao contencioso com nº administrativo; é assim mesmo ou seriam só os procedimentos administrativos relativos a processos judiciais? Ou cada processo judicial que entrar na Procuradoria terá um nº administrativo?”
R. As duas coisas. Por enquanto somente o Módulo Administrativo SAPIENS está concluído e em utilização. Neste módulo são cadastrados os processos que recebem como número o NUP (Número Único de Protocolo/Processo), padrão para todos os Órgãos da Administração Pública Direta. Assim, os assuntos discutidos administrativamente poderão também constar de processos posteriormente judicializados. Ou seja, os assuntos poderão contar tanto da tabela de assuntos da área-meio quanto da tabela de assuntos da área-fim. Quanto aos processos contenciosos não há, até o momento, definição de como serão registrados no SAPIENS, se com NUP da Unidade de representação judicial ou Número Único de Processo na Justiça, ou os dois, pois o Módulo Contencioso só estará disponível para testes no final do mês de abril/2014.
5. “Esta videoconferência estará disponível na Videoteca da AGU. Este treinamento ficará gravado e a disposição? Você pode deixar os slides à disposição?”
R. O material apresentado nesta videoconferência foi elaborado por mim ao perceber que pessoas que haviam participado de outros treinamentos tinham várias dúvidas sobre o sistema, não conseguido distinguir a funções das interfaces do SAPIENS. Hoje apresentei apenas as interfaces do SAPIENS (Painel do Usuário, Área de Trabalho e Processo/Documento Avulso), suas funções e ferramentas e destaquei a diferença entre uma e outra. Nesses slides me ative à ambientação que julgo essencial para a compreensão da organização e da localização das informações no sistema. Cabe registrar que os conteúdos para Treinamentos SAPIENS estão sendo produzidos pela equipe de Ensino a Distância da Escola da AGU e que a definição dos conteúdos está a cargo dos membros Comitê Gestor Nacional do SAPIENS – CGNS que decidiu por miniaulas com duração entre 3 a 5 minutos e intituladas pelo assunto que abordam. Essa metodologia possibilitará que o usuário assista as aulas pelo assunto que precisar conhecer e no momento que desejar/necessitar.
6. “Os Administradores e Coordenadores do SAPIENS serão os mesmos para os Módulos Administrativo e Contencioso?”
R. Sim. Administrador e Coordenador são perfis especiais, com atribuições específicas. Os usuários têm somente um perfil no sistema. Os Administradores são responsáveis pelo cadastramento, lotação e administração de segurança para acesso dos usuários SAPIENS. Os Administradores são, também, responsáveis pela criação dos setores “dentro” de suas Procuradorias. Por isso o perfil de Administrador é limitado a duas pessoas por Unidade SAPIENS. Os Coordenadores são responsáveis pela definição/inserção de modelos que serão utilizados na elaboração de documentos/minutas no editor de textos do SAPIENS. O perfil Coordenador pode ser atribuído a vários usuários por Unidade SAPIENS.
7. “Você disse que não precisaremos mais enviar anexos por e-mail ou meio físico e que será disponibilizada possibilidade de acesso por usuário externo. Mas como o órgão externo tomará conhecimento do ofício?”
R. Sim. Ao elaborarmos uma Comunicação para órgão externo (órgãos que não sendo da AGU não usam o SAPIENS) o editor de textos insere no rodapé do documento a seguinte informação: “Atenção, a consulta ao processo eletrônico está disponível em http://sapiens.agu.gov.br mediante o fornecimento do Número Único de Protocolo (NUP) nnnnnnnnnnnnnnnnn e da chave de acesso annnnana”. Assim, de posse da comunicação recebida o destinatário terá acesso ao “processo eletrônico” ao acessar o SAPIENS, usando o NUP no campo Usuário e a chave no campo Senha. Como vemos, deixa de ser necessário encaminharmos cópias/documentos em papel. Aproveito o momento para fazer a distinção entre o relacionamento com órgãos da AGU e órgãos externos à AGU: Entre órgãos da AGU (que, portanto, usam/usarão o SAPIENS) abriremos TAREFAS “dentro” de um processo. Para órgãos externos à AGU (que, portanto, não usam/usarão o SAPIENS) expediremos COMUNICAÇÕES “dentro” de um processo eletrônico ou sobre um documento eletrônico. Por ora, e até que todas as unidades da AGU estejam utilizando o SAPIENS, as consultas aos documentos eletrônicos de unidades que já estejam usando o SAPIENS também acontecerão desta forma. Esta é uma das razões pela qual desejamos expandir rapidamente o uso do SAPIENS para todas as procuradorias vinculadas à PGU, pois a ferramenta ora oferecida diminuirá significativamente os recursos dispendidos nas solicitações de subsídios e oportunizará otimizações em rotinas de trabalho.
8. “Poderemos treinar no ambiente de homologação? Como não conseguimos acessar neste momento, teremos outro treinamento para praticarmos?”
R. Sim. Ao encerrarmos a videoconferência encaminhei a lista com os dados de todos os indicados como Administradores nas Procuradorias vinculadas à PGU para que fossem cadastrados no SAPIENS. Todos receberão por e-mail a senha gerada para acesso ao sistema. Os Gestores/Administradores Regionais poderão ajudá-los nas respectivas regiões e poderemos realizar novas demonstrações/simulações, nas próximas videoconferências.
9. “Parabéns pela exposição. A melhor que assisti até o momento. Por gentileza, gostaria de ser convocada para a próxima conferência: waleria.thome@agu.gov.br. Estou responsável pela coordenação do treinamento na Escola da AGU em São Paulo”.
R. Muito obrigada! Feedback nos ajudam a melhorar, sempre! Quanto à participação nas próximas videoconferências peço, por gentileza, que mantenha contato com a Gestão/Administração Regional na PRU3, pois temo esquecer de adicioná-la, já que envio os eventos por meio de listas de distribuição aos participantes nelas cadastrados.
10. “Malu, transmito, juntamente com os meus, os parabéns do pessoal da minha região, pela sua apresentação”.
R. Muito obrigada! Feedback nos ajudam a melhorar, sempre!
11. “Parabéns pela didática utilizada! Você deu uma demonstração de equilíbrio fantástica, diante dos obstáculos, dando seu recado. Embora prefira o treinamento presencial, fui convencido pela sua capacidade de comunicação que há aproveitamento também no método utilizado”.
R. Muito obrigada! Feedback nos ajudam a melhorar, sempre!
Brasília, 13 de fevereiro de 2014
Maria Lucia de Oliveira
Gestora Nacional do SICAU
Administradora Nacional do SAPIENS
Chefe de Divisão
(61) 2026-8822
m-lucia.oliveira@agu.gov.br
pgu.gestorsicau@agu.gov.br
ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
PROCURADORIA-GERAL DA UNIÃO
Gestão Nacional do SICAU
Em 11/02/2014
Às Gestões Locais e Regionais do SICAU e Administradores Locais e Regionais do SAPIENS
Prezados Gestores/Administradores,
Para uniformizarmos conhecimentos antes de nossa videoconferência, compartilho informações sobre o Sistema AGU de Inteligência Jurídica – SAPIENS.
- O SAPIENS é sucessor dos sistemas AGUDOC, SICAU e SISCON e base única de documentos produzidos em Órgãos da AGU.
- A estrutura das informações no SAPIENS mantem a lógica da estrutura das informações no SICAU, onde cada novo evento/movimento é lançado como Tarefa em um processo e o trabalho realizado é a Atividade em uma tarefa.
- O sistema possui três módulos: Módulo Administrativo (em expansão), Módulo Contencioso e Módulo Correicional (ambos em fase final de desenvolvimento).
- No momento apenas o Módulo Administrativo está em utilização em unidades localizadas em Brasília e iniciamos providências para a expansão da utilização em unidades de outras localidades.
- Até junho/2014 todas as unidades da AGU devem utilizar o SAPIENS Módulo Administrativo.
- O Módulo Contencioso está em fase final de desenvolvimento e os testes/homologações devem ter início em Abril/2014.
- A expansão do Módulo Contencioso será escalonada, à medida em que estiverem firmados os convênios de interoperabilidade com os Órgãos do Poder Judiciário. Com a interoperabilidade haverá importação/exportação de metadados e de documentos eletrônicos.
- O Módulo Correicional terá sua utilização limitada aos Órgãos da Corregedoria-Geral da AGU e está em fase final de desenvolvimento.
- O SAPIENS foi totalmente desenvolvido em Web e possui vários recursos que normalmente vemos em sites de pesquisas como, por exemplo, a sugestão de textos mais acessados e um banco de dados de Teses, Normas, leis, Jurisprudências que compõem a Inteligência Jurídica e vão facilitar a elaboração de peças administrativas e jurídicas (editor de textos).
- A navegação pode ser pelo Mozilla Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer (este último não recomendado por ser mais “pesado e lento”.
- Inicialmente o acesso ao SAPIENS e a assinatura de documentos produzidos no editor de textos se dá pelo cadastramento do Usuário (pelo Administrador de sua unidade) e fornecimento de senha gerada/enviada por e-mail pelo próprio SAPIENS.
- Futuramente tanto o acesso ao SAPIENS quanto a assinatura exigirão certificação eletrônica (Token a ser fornecido pela AGU e certificação pela Caixa Econômica Federal).
- O SAPIENS possui três interfaces:
. Painel do Usuário (Lista de Tarefas), onde ficam as Tarefas de responsabilidade do usuário e por onde ele pode visualizar Tarefas que atribuir para outras pessoas;
. Área de Trabalho (Editor de Texto), onde ficam os documentos que o usuário está elaborando e as minutas compartilhadas com ele;
. Processo/Documento Avulso (Cadastro/Pesquisa), por onde é realizado o cadastramento/atribuição de NUP de novos processos/documentos avulsos e o acesso às formas de pesquisa.
- O editor de textos do SAPIENS possibilita a criação de documentos já formatados, pois usa Templates e Modelos criados na AGU. Nos templates/modelos as principais informações são importadas do cadastramento do processo/documento avulso e já vêm preenchidas no documento em elaboração como, por exemplo, cabeçalho, nome da unidade, sigla do setor, número do documento elaborado (ofício, memorando, parecer, nota etc), cargo da autoridade na unidade de destino, endereço do destinatário, nome do interessado, , data da elaboração, número do processo, nome/cargo do emissor e rodapé com uma chave eletrônica/senha temporária para consulta aos documentos do processo.
- No SAPIENS, como no SICAU, o perfil do usuário habilita ou não funções com as quais ele pode trabalhar. Os perfis e suas atribuições são:
. SERVIDOR/ADVOGADO/ESTAGIÁRIO: acesso, consulta e inclusão/edição de dados e documentos.
. COORDENADOR: gestão de modelos locais de documentos e dos critérios de visibilidade dos processos/documentos avulsos (sigilos/restrição).
. COORDENADOR NACIONAL: gestão de modelos nacionais de documentos e dos repositórios de conhecimento (inteligência jurídica).
. ADMINISTRADOR: gestão e lotação de usuários e administração de setores e localizadores.
. DISTRIBUIDOR: distribuição de tarefas em relação aos documentos que derem entrada no Protocolo/Unidade.
. ARQUIVISTA: transições arquivísticas dos processos/documentos avulsos (transferência, desarquivamento etc).
. Os Manuais SAPIENS ficam publicados em http://sapienswiki.agu.gov.br.
. No portal SAPIENS Wiki também são publicadas as Pautas e as Atas do Comitê Gestor Nacional do SAPIENS e as notícias sobre o SAPIENS. O portal é também uma ferramenta de interação entre os usuários, devendo ser usado para sugestões, discussões, propostas para evoluções e relato de erros.
. O Comitê Gestor Nacional do SAPIENS é composto pelos Administradores Nacionais dos Órgãos de Direção Superior da AGU. As principais atribuições deste comitê são: administração de tabelas, prioridades para evoluções, planejamento de ações de expansão da utilização e definição dos conteúdos para treinamentos.
. Nos órgãos da PGU a estrutura de suporte aos usuários do SAPIENS será idêntica à de suporte aos usuários do SICAU:
. Gestão/Administração Nacional no Órgão de Direção Superior (PGU)
. Gestões/Administrações Regionais nos Órgãos Regionais de Execução (PRU) e
. Gestões/Administrações Locais nos Órgãos de Execução (PU e PSU).
Com a videoconferência de amanhã iniciaremos a expansão da utilização do SAPIENS Módulo Administrativo para as Procuradorias vinculadas à PGU.
Assim, foram convocados apenas os usuários que terão perfil de ADMINISTRADOR para que possam acompanhar as ações de expansão e realizar o cadastramento dos outros usuários nas respectivas Procuradorias.
Os demais usuários serão oportunamente avisados sobre as próximas videoconferências do planejamento divulgado abaixo.
Os Gestores/Administradores Regionais são encarregados de realizar controles para que tenhamos dados estatísticos da quantidade de usuários aptos a utilizar o SAPIENS e também de responder dúvidas formuladas no chat durante as explanações, ou de encaminha-las à Gestão Nacional para resposta posterior.
Estarei com vocês amanhã. Bem-vindos ao SAPIENS!
Atenciosamente,
Maria Lucia de Oliveira
Gestora Nacional do SICAU
Administradora nacional do SAPIENS
Chefe de Divisão
(61) 2026-8822
m-lucia.oliveira@agu.gov.br
pgu.gestorsicau@agu.gov.br
ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
PROCURADORIA-GERAL DA UNIÃO
