Mudanças entre as edições de "Cadastro de processos"
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| + | O Protocolo cadastra com novo NUP um Documento Avulso/Processo eletrônico a partir do arquivo digitalizado. Em seguida, o Protocolo tramita e abre tarefa para o setor responsável pela primeira atuação. | ||
Edição atual tal como às 16h18min de 25 de fevereiro de 2013
Telas de Cadastro do Processo/Documento Avulso
1. Tela inicial de Cadastro
- Unidade Arquivística
. Processo ou Documento Avulso
- Dados da Origem
. Procedência
. Abertura
. NUP
- Dados Básicos
. Classificação
. Espécie
. Meio
. Título
- Responsabilidade
. Setor Inicial
2. Tela do Processo/Documento Avulso
- Interessado(s)
- Assunto(s)
- Vinculações
. Modalidades: Anexação, Apensamento e Digitalização
- Relevâncias
- Sigilo
. Tipos: Sigilo Legal, Reservado, Secreto e Ultrasecreto
- Lembrete
Perguntas e Respostas
1) Com o SAPIENS poderei continuar a trabalhar apenas com processos administrativos em meio físico?
É possível, mas não será recomendável.
A regra geral é que o SAPIENS trabalhe com processos administrativos eletrônicos para que o seu potencial seja aproveitado ao máximo com: agilidade na tramitação, a comunicação entre unidades e setores da AGU pode ser feita toda por meio do sistema, economia de papel e insumos para impressão de documentos, previne a demanda por espaço físico para instalar arquivo na unidade e garante acesso facilitado e seguro ao conteúdo do processo.
A partir da implantação do SAPIENS, a utilização do processo em meio físico deve ser feita apenas de forma excepcional.
2) A minha unidade recebe documentos físicos de órgãos fora da AGU. Como eles serão incluídos no processo eletrônico administrativo do SAPIENS?
O SAPIENS terá dois momentos bem distintos de utilização:
A) Documento Avulso ou Processo físico O Protocolo recebe e cadastra no SAPIENS pelo número do processo da origem (NUP origem ou número identificador do processo originário). Em seguida, o Protocolo deve digitalizar o Documento Avulso/Processo de acordo com as orientações do Manual de Digitalização da AGU. O arquivo digitalizado é que deve originar o Documento Avulso/Processo Eletrônico a ser visto no item "B". No passo final, o Protocolo deve arquivar esse Documento Avulso/Processo.
B) Formação do Documento Avulso ou Processo eletrônico O Protocolo cadastra com novo NUP um Documento Avulso/Processo eletrônico a partir do arquivo digitalizado. Em seguida, o Protocolo tramita e abre tarefa para o setor responsável pela primeira atuação.
