Mudanças entre as edições de "Cadastro de processos"

Edição das 16h17min de 25 de fevereiro de 2013

Telas de Cadastro do Processo/Documento Avulso

 1. Tela inicial de Cadastro
  - Unidade Arquivística
    . Processo ou Documento Avulso
  - Dados da Origem
    . Procedência
    . Abertura
    . NUP
  - Dados Básicos
    . Classificação
    . Espécie
    . Meio
    . Título
  - Responsabilidade
    . Setor Inicial

2. Tela do Processo/Documento Avulso
  - Interessado(s)
  - Assunto(s)
  - Vinculações
    . Modalidades: Anexação, Apensamento e Digitalização
  - Relevâncias
  - Sigilo
    . Tipos: Sigilo Legal, Reservado, Secreto e Ultrasecreto
  - Lembrete

Perguntas e Respostas

1) Com o SAPIENS poderei continuar a trabalhar apenas com processos administrativos em meio físico? É possível, mas não será recomendável.

A regra geral é que o SAPIENS trabalhe com processos administrativos eletrônicos para que o seu potencial seja aproveitado ao máximo com: agilidade na tramitação, a comunicação entre unidades e setores da AGU pode ser feita toda por meio do sistema, economia de papel e insumos para impressão de documentos, previne a demanda por espaço físico para instalar arquivo na unidade e garante acesso facilitado e seguro ao conteúdo do processo.

A partir da implantação do SAPIENS, a utilização do processo em meio físico deve ser feita apenas de forma excepcional.

2) Minha unidade recebe documentos físicos de órgãos fora da AGU. Como eles serão incluídos no processo eletrônico administrativo do SAPIENS? O SAPIENS terá dois momentos bem distintos de utilização:

A) Documento Avulso ou Processo físico O Protocolo recebe e cadastra no SAPIENS pelo número do processo da origem (NUP origem ou número identificador do processo originário). Em seguida, o Protocolo deve digitalizar o Documento Avulso/Processo de acordo com as orientações do Manual de Digitalização da AGU. O arquivo digitalizado é que deve originar o Documento Avulso/Processo Eletrônico a ser visto no item "B". No passo final, o Protocolo deve arquivar esse Documento Avulso/Processo.

B) Formação do Documento Avulso ou Processo eletrônico O Protocolo cadastra com novo NUP um Documento Avulso/Processo eletrônico a partir do arquivo digitalizado. Em seguida, o Protocolo tramita e abre tarefa para o setor responsável pela primeira atuação.