Cadastro de processos

Telas de Cadastro do Processo/Documento Avulso

 1. Tela inicial de Cadastro
  - Unidade Arquivística
    . Processo ou Documento Avulso
  - Dados da Origem
    . Procedência
    . Abertura
    . NUP
  - Dados Básicos
    . Classificação
    . Espécie
    . Meio
    . Título
  - Responsabilidade
    . Setor Inicial

2. Tela do Processo/Documento Avulso
  - Interessado(s)
  - Assunto(s)
  - Vinculações
    . Modalidades: Anexação, Apensamento e Digitalização
  - Relevâncias
  - Sigilo
    . Tipos: Sigilo Legal, Reservado, Secreto e Ultrasecreto
  - Lembrete

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Perguntas e Respostas

1) Com o SAPIENS poderei continuar a trabalhar apenas com processos administrativos em meio físico?

É possível, mas não será recomendável.

A regra geral é que o SAPIENS trabalhe com processos administrativos eletrônicos para que o seu potencial seja aproveitado ao máximo com: agilidade na tramitação, a comunicação entre unidades e setores da AGU pode ser feita toda por meio do sistema, economia de papel e insumos para impressão de documentos, previne a demanda por espaço físico para instalar arquivo na unidade e garante acesso facilitado e seguro ao conteúdo do processo.

A partir da implantação do SAPIENS, a utilização do processo em meio físico deve ser feita apenas de forma excepcional.

2) A minha unidade recebe documentos físicos de órgãos fora da AGU. Como eles serão incluídos no processo eletrônico administrativo do SAPIENS?

O SAPIENS terá dois momentos bem distintos de utilização:

A) Documento Avulso ou Processo físico O Protocolo recebe e cadastra no SAPIENS pelo número do processo da origem (NUP origem ou número identificador do processo originário). Em seguida, o Protocolo deve digitalizar o Documento Avulso/Processo de acordo com as orientações do Manual de Digitalização da AGU. O arquivo digitalizado é que deve originar o Documento Avulso/Processo Eletrônico a ser visto no item "B". No passo final, o Protocolo deve arquivar esse Documento Avulso/Processo.

B) Formação do Documento Avulso ou Processo eletrônico O Protocolo cadastra com novo NUP um Documento Avulso/Processo eletrônico a partir do arquivo digitalizado. Em seguida, o Protocolo tramita e abre tarefa para o setor responsável pela primeira atuação.