Iniciantes do SAPIENS

Às Gestões Locais e Regionais do SICAU e Administradores Locais e Regionais do SAPIENS

Prezados Gestores/Administradores,

Para uniformizarmos conhecimentos antes de nossa videoconferência, compartilho informações sobre o Sistema AGU de Inteligência Jurídica – SAPIENS.

 O SAPIENS é sucessor dos sistemas AGUDOC, SICAU e SISCON e base única de documentos produzidos em Órgãos da AGU.  A estrutura das informações no SAPIENS mantem a lógica da estrutura das informações no SICAU, onde cada novo evento/movimento é lançado como Tarefa em um processo e o trabalho realizado é a Atividade em uma tarefa.  O sistema possui três módulos: Módulo Administrativo (em expansão), Módulo Contencioso e Módulo Correicional (ambos em fase final de desenvolvimento).  No momento apenas o Módulo Administrativo está em utilização em unidades localizadas em Brasília e iniciamos providências para a expansão da utilização em unidades de outras localidades.  Até junho/2014 todas as unidades da AGU devem utilizar o SAPIENS Módulo Administrativo.  O Módulo Contencioso está em fase final de desenvolvimento e os testes/homologações devem ter início em Abril/2014.  A expansão do Módulo Contencioso será escalonada, à medida em que estiverem firmados os convênios de interoperabilidade com os Órgãos do Poder Judiciário. Com a interoperabilidade haverá importação/exportação de metadados e de documentos eletrônicos.  O Módulo Correicional terá sua utilização limitada aos Órgãos da Corregedoria-Geral da AGU e está em fase final de desenvolvimento.  O SAPIENS foi totalmente desenvolvido em Web e possui vários recursos que normalmente vemos em sites de pesquisas como, por exemplo, a sugestão de textos mais acessados e um banco de dados de Teses, Normas, leis, Jurisprudências que compõem a Inteligência Jurídica e vão facilitar a elaboração de peças administrativas e jurídicas (editor de textos).  A navegação pode ser pelo Mozilla Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer (este último não recomendado por ser mais “pesado e lento”)  Inicialmente o acesso ao SAPIENS e a assinatura de documentos produzidos no editor de textos se dá pelo cadastramento do Usuário (pelo Administrador de sua unidade) e fornecimento de senha gerada/enviada por e-mail pelo próprio SAPIENS.  Futuramente tanto o acesso ao SAPIENS quanto a assinatura exigirão certificação eletrônica (Token a ser fornecido pela AGU e certificação pela Caixa Econômica Federal).  O SAPIENS possui três interfaces: • Painel do Usuário (Lista de Tarefas), onde ficam as Tarefas de responsabilidade do usuário e por onde ele pode visualizar Tarefas que atribuir para outras pessoas; • Área de Trabalho (Editor de Texto), onde ficam os documentos que o usuário está elaborando e as minutas compartilhadas com ele; • Processo/Documento Avulso (Cadastro/Pesquisa), por onde é realizado o cadastramento/atribuição de NUP de novos processos/documentos avulsos e o acesso às formas de pesquisa.  O editor de textos do SAPIENS possibilita a criação de documentos já formatados, pois usa Templates e Modelos criados na AGU. Nos templates/modelos as principais informações são importadas do cadastramento do processo/documento avulso e já vêm preenchidas no documento em elaboração como, por exemplo, cabeçalho, nome da unidade, sigla do setor, número do documento elaborado (ofício, memorando, parecer, nota etc), cargo da autoridade na unidade de destino, endereço do destinatário, nome do interessado, , data da elaboração, número do processo, nome/cargo do emissor e rodapé com uma chave eletrônica/senha temporária para consulta aos documentos do processo.  No SAPIENS, como no SICAU, o perfil do usuário habilita ou não funções com as quais ele pode trabalhar. Os perfis e suas atribuições são: • SERVIDOR/ADVOGADO/ESTAGIÁRIO: acesso, consulta e inclusão/edição de dados e documentos. • COORDENADOR: gestão de modelos locais de documentos e dos critérios de visibilidade dos processos/documentos avulsos (sigilos/restrição). • COORDENADOR NACIONAL: gestão de modelos nacionais de documentos e dos repositórios de conhecimento (inteligência jurídica). • ADMINISTRADOR: gestão e lotação de usuários e administração de setores e localizadores. • DISTRIBUIDOR: distribuição de tarefas em relação aos documentos que derem entrada no Protocolo/Unidade. • ARQUIVISTA: transições arquivísticas dos processos/documentos avulsos (transferência, desarquivamento etc).  Os Manuais SAPIENS ficam publicados em http://sapienswiki.agu.gov.br.  No portal SAPIENS Wiki também são publicadas as Pautas e as Atas do Comitê Gestor Nacional do SAPIENS e as notícias sobre o SAPIENS. O portal é também uma ferramenta de interação entre os usuários, devendo ser usado para sugestões, discussões, propostas para evoluções e relato de erros.  O Comitê Gestor Nacional do SAPIENS é composto pelos Administradores Nacionais dos Órgãos de Direção Superior da AGU. As principais atribuições deste comitê são: administração de tabelas, prioridades para evoluções, planejamento de ações de expansão da utilização e definição dos conteúdos para treinamentos.  Nos órgãos da PGU a estrutura de suporte aos usuários do SAPIENS será idêntica à de suporte aos usuários do SICAU: • Gestão/Administração Nacional no Órgão de Direção Superior (PGU) • Gestões/Administrações Regionais nos Órgãos Regionais de Execução (PRU) e • Gestões/Administrações Locais nos Órgãos de Execução (PU e PSU). Com a videoconferência de amanhã iniciaremos a expansão da utilização do SAPIENS Módulo Administrativo para as Procuradorias vinculadas à PGU. Assim, foram convocados apenas os usuários que terão perfil de ADMINISTRADOR para que possam acompanhar as ações de expansão e realizar o cadastramento dos outros usuários nas respectivas Procuradorias. Os demais usuários serão oportunamente avisados sobre as próximas videoconferências do planejamento divulgado abaixo. Os Gestores/Administradores Regionais são encarregados de realizar controles para que tenhamos dados estatísticos da quantidade de usuários aptos a utilizar o SAPIENS e também de responder dúvidas formuladas no chat durante as explanações, ou de encaminha-las à Gestão Nacional para resposta posterior. Estarei com vocês amanhã. Bem-vindos ao SAPIENS!

Atenciosamente,

Maria Lucia de Oliveira Gestora Nacional do SICAU Administradora nacional do SAPIENS Chefe de Divisão (61) 2026-8822  m-lucia.oliveira@agu.gov.br

     pgu.gestorsicau@agu.gov.br

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