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O que é o SAPIENS?
O SAPIENS é um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) que possui avançados recursos de apoio à produção de conteúdo jurídico e de controle de fluxos administrativos, focado na integração com os sistemas informatizados do Poder Judiciário e do Poder Executivo.
Procura simplificar rotinas e expedientes, além de auxiliar, com suas ferramentas de inteligência, no Processo de tomada de decisão e na elaboração de documentos.
O SAPIENS unifica e relaciona os elementos constantes dos Processos administrativos, inclusive dossiês judiciais, colocando a AGU definitivamente na era da virtualização e do processo administrativo eletrônico.
Promove a orquestração dos vários sistemas informatizados da administração pública, de forma transparente para o Usuário. Gerencia e oportuniza a adoção de modelos e teses de direito padronizadas em âmbito nacional, de forma a tornar coesa a atuação dos Advogados Públicos Federais em todo o território nacional e em todas as instâncias.
O SAPIENS é híbrido, isto é, comporta documentos digitais e documentos físicos. Inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
No caso dos documentos digitais, o SAPIENS abrange todos os tipos de documentos arquivísticos da AGU, ou seja, textos, imagens, vídeos, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.
Consulte os Manuais do SAPIENS:
Manual SAPIENS para Usuários v. 1.1.3
Manual SAPIENS para Administradores v. 1.1.3
Manual SAPIENS para Coordenadores v. 1.1.3
Manual SAPIENS para Distribuidores v. 1.1.3
Manual de Digitalização da AGU v. 2.00
Educação à Distância
A Escola da AGU disponibilizou os cursos à distância Fundamentos para Uso do SAPIENS e SAPIENS na Prática para todos os colaboradores da AGU.
Versão do SAPIENS (v 1.1.3) publicada em 22/05/2015.
ADMINISTRATIVO
- Nos formulários e na barra superior a pesquisa pelo NUP ou pelo Processo Judicial exigem que o número seja digitado pelo início
- Coluna Localizador do NUP no painel de tarefas
- Permite assuntos da atividade meio apenas em NUPs administrativos
- Redistribuição em lote de tarefas para usuário específico em atalho no painel de tarefas
- Compartilhamento de minutas em lote em atalho na área de trabalho
- Na mensagem de criação da comunicação há um atalho para abrir o componente digital
- Os comunicados gerados pelo SAPIENS agora contém um link para o NUP
- Criação de visão específica para diferenciar comunicações pendentes de remessa e remetidas
- Em razão dos convênios e integrações o atalho das comunicações marcar como remetida foi alterado para remeter
- Comunicações possuem usuário e setor responsáveis e são passíveis de redistribuição via atalho
- Usuários afastados não podem receber compartilhamento de minutas
- Exibição do documentos vinculados na comunicação e atalho criar anexo no painel de comunicações
- Vinculações entre NUPs são mostradas na forma de árvore na capa do NUP
- Todas as versões das minutas feitas no editor são armazenadas pelo SAPIENS e estão acessíveis no formulário do componente digital na aba versões
- Não é possível vincular a uma tarefa um documento vinculado a outro documento
- Visualização hierarquica das minutas vinculadas às tarefas no painel do usuário
JUDICIAL
- Outro número do processo judicial passa a se chamar número alternativo
- Intimações manuais podem ser lançadas em qualquer tipo de NUP (com ou sem integração)
- Visão nas intimações judiciais: distribuídas, pendentes
- Coluna Localizador do NUP no painel de intimações
- Recuperação de intimações pela integração apenas para unidades autorizadas, possibilitando uma expanção controlada do piloto
- A espécie dossiê judicial é reservada para quando houver processo judicial vinculado
- Criação de uma nova tarefa judicial - "Preparar Incidente Processual (Sem Intimação)"
- As tarefas judiciais, exceto "Preparar Incidente Processual (Sem Intimação)", são abertas apenas pelo Painel de Intimações
- Há apenas um NUP, por entidade, por processo judicial, por fonte de dados (inclusive manual)
- NUP importado do SICAU é manual para todos os efeitos, não havendo mais referência ao lado do processo, sendo a migração escolhida no formulário de cadastro manual do processo
- As intimações com migração do SICAU, caso já exista o NUP no SAPIENS, são convertidas automaticamente em manuais
- Movimento Judicial pertence à comunicação judicial e não à tarefa, não estando mais disponível no formulário da tarefa e sim no da intimação
- Atalho Peticionar no painel de tarefas só é visível para Advogados
- O distribuidor judicial consegue tramitar dossiês judiciais mesmo não estando lotado na unidade atual e não se aplica a regra apenas protocolo
- Colunas Processo Judicial, Número Alternativo, Classe Nacional, Orgão Julgador, Movimento Nacional e Documentos da Comunicação Judicial no painel de tarefas
