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O que é o SAPIENS?
O SAPIENS é um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) que possui avançados recursos de apoio à produção de conteúdo jurídico e de controle de fluxos administrativos, focado na integração com os sistemas informatizados do Poder Judiciário e do Poder Executivo.
Procura simplificar rotinas e expedientes, além de auxiliar, com suas ferramentas de inteligência, no Processo de tomada de decisão e na elaboração de documentos.
O SAPIENS unifica e relaciona os elementos constantes dos Processos administrativos, inclusive dossiês judiciais, colocando a AGU definitivamente na era da virtualização e do processo administrativo eletrônico.
Promove a orquestração dos vários sistemas informatizados da administração pública, de forma transparente para o Usuário. Gerencia e oportuniza a adoção de modelos e teses de direito padronizadas em âmbito nacional, de forma a tornar coesa a atuação dos Advogados Públicos Federais em todo o território nacional e em todas as instâncias.
O SAPIENS é híbrido, isto é, comporta documentos digitais e documentos físicos. Inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
No caso dos documentos digitais, o SAPIENS abrange todos os tipos de documentos arquivísticos da AGU, ou seja, textos, imagens, vídeos, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.
Consulte os Manuais do SAPIENS:
Manual SAPIENS para Usuários v. 1.1.1
Manual SAPIENS para Administradores v. 1.1.1
Manual SAPIENS para Coordenadores v. 1.1.1
Manual SAPIENS para Distribuidores v. 1.1.1
Manual de Digitalização da AGU v. 2.00
Educação à Distância
A Escola da AGU disponibilizou os cursos à distância Fundamentos para Uso do SAPIENS e SAPIENS na Prática para todos os colaboradores da AGU.
Versão do SAPIENS (v 1.1.2) publicada em 10/04/2015.
- Apenas a dono do minuta pode realizar a sua exclusão.
- Apenas quem criou a tarefa, o usuário responsável e o coordenador do setor responsável pela tarefa podem realizar a sua exclusão.
- Apenas quem criou a tarefa, o usuário responsável e o coordenador do setor responsável pela tarefa podem realizar a sua conclusão pelo lançamento de uma atividade.
- No compartilhamento, as minutas vinculadas seguem a sorte da principal, ou seja, ao compartilhar a minuta principal as vinculadas são compartilhadas também.
- Na redistribuição de tarefas para outros usuários, as minutas vinculadas à tarefa são transferidas automaticamente (compartilhadas com dono).
- Na pesquisa por conteúdo, há filtro por espécie de documento (ex. consultivo, judicial, etc) e possibilidade de limitação aos documentos produzidos no editor de textos do SAPIENS.
- O processo judicial agora possui um campo para o cadastro de número alternativo não CNJ.
- NUPs arquivados somente aceitam tarefas do genero arquivístico (ex. pedido de desarquivamento).
- Há outras formas de vinculação de NUPs alem da anexação e do apensamento (ex. mera remissão). Nesses casos, não há necessidade de trâmitação em conjunto, etc.
- Apenas o usuário responsável pela tarefa, e o coodenador lotado no setor responsável, podem encerrá-la com uma atividade.
- Mecanismo para impedir que duas janelas ou abas editem o mesmo componente digital simultaneamente, para evitar que o auto salvamento ocorrido em uma aba ou janela interfira na outra.
- Integração com o SICAU exige a utilização do forcar nup, ou seja, é obrigatório declarar qual é o órgão que a AGU representa naquele processo judicial.
- Ao lançar uma atividade, é possível escolher entre juntar as minutas ou submeter à aprovação de outro usuário. Nesse último caso, há a abertura de uma tarefa APROVAR DOCUMENTO e a transferência automática da minuta.
- Novo atalho no painel de tarefas, em minutas -> aprovação, para que o SAPIENS crie automaticamente um despacho de aprovação e o vincule com a minuta que já esteja na tarefa.
- Alteração da nomenclatura de NUP contencioso comum para dossiê judicial, melhorando a identificação.
- Alteração das nomenclaturas de setor, tarefa e atividade de contencioso para secretaria judiciária. Ou seja, será mantido o gênero judicial para os advogados, e acrescido o gênero secretaria judiciária, para as atividades de apoio judicial.
