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Edição das 12h03min de 24 de outubro de 2014

O que é o SAPIENS?

O SAPIENS é um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) que possui avançados recursos de apoio à produção de conteúdo jurídico e de controle de fluxos administrativos, focado na integração com os sistemas informatizados do Poder Judiciário e do Poder Executivo.

Procura simplificar rotinas e expedientes, além de auxiliar, com suas ferramentas de inteligência, no Processo de tomada de decisão e na elaboração de documentos.

O SAPIENS unifica e relaciona os elementos constantes dos Processos administrativos, inclusive dossiês judiciais, colocando a AGU definitivamente na era da virtualização e do processo administrativo eletrônico.

Promove a orquestração dos vários sistemas informatizados da administração pública, de forma transparente para o Usuário. Gerencia e oportuniza a adoção de modelos e teses de direito padronizadas em âmbito nacional, de forma a tornar coesa a atuação dos Advogados Públicos Federais em todo o território nacional e em todas as instâncias.

O SAPIENS é híbrido, isto é, comporta documentos digitais e documentos físicos. Inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.

No caso dos documentos digitais, o SAPIENS abrange todos os tipos de documentos arquivísticos da AGU, ou seja, textos, imagens, vídeos, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.

Consulte os Manuais do SAPIENS:

Manual SAPIENS para Usuários v. 1.1.0

Manual SAPIENS para Administradores v. 1.1.0

Manual SAPIENS para Coordenadores v. 1.1.0

Manual SAPIENS para Distribuidores v. 1.1.0

Manual de Digitalização da AGU v. 2.00

Educação à Distância

A Escola da AGU disponibilizou os cursos à distância Fundamentos para Uso do SAPIENS e SAPIENS na Prática para todos os colaboradores da AGU.

Clique aqui para acessar

Versão do SAPIENS (v 1.1.0) publicada em 22/10/2014.

Principais alterações:

• Integração com o SICAU, com possibilidade de migração dos dados do processo, desde que cadastrado com numeração CNJ de 20 dígitos. Os documentos que integram o dossiê eletrônico do SICAU também são migrados. Essa funcionalidade ainda está INIBIDA pelas próximas semanas.
• Painel de Comunicações do Usuário Externo. Agora é possível que orgãos públicos conveniados recebam e respondam eletronicamente as comunicações (ofícios) enviadas à partir do SAPIENS. Por hora, não há pessoas jurídicas ou orgãos públicos conveniados para esse tipo de utilização.
• Caso o NUP tenha mais de 1 volume, a visualização padrão é a último volume (volume atualmente aberto) e consta um aviso em vermelho sobre a existência de mais volumes.
• Correções e otimizações no Editor de Texto, deixando-o mais estável. O Zoom do editor, aplicado pelo usuário, agora é memorizado pelo SAPIENS.
• No formulário da tarefa, a opção "tramitar" foi deslocada para cima de modo a ficar mais visível.
• Nos formulários da Tarefa e da Comunicação, logo abaixo da caixa prazo, foi criada uma barra deslizante (slider) para definir o prazo em dias de maneira mais simples. Assim, por exemplo, posso simplesmente arrastar a barra para a posição de 10 dias, que as datas de início e de fim do prazo serão automaticamente alteradas pelo SAPIENS.
• A data final do prazo da tarefa e da comunicação não pode mais cair em finais de semana e em feriados nacionais. Nesses casos, o SAPIENS passará o prazo para o próximo dia útil automaticamente.
• Nas tarefas e nas comunicações, o prazo mínimo deve ser de 1 dia, e o máximo de 180 dias.
• A data/hora final padrão do prazo da tarefa e da comunicação passa a ser às 20h00 de 5 dias após a data inicial do prazo.
• Somente é possível abrir uma tarefa se que o usuário de destino tiver poderes para VER o processo.
• Uma unidade pode ser configurada para receber tarefas e tramitações de outras unidades apenas pelo seu Protocolo.
• Inclusão das colunas assuntos e interessados (ocultas) na Área de Trabalho.
• Inclusão do campo "Setor de Origem" no formulário e dos grids de tarefas. O padrão é o setor principal do usuário.
• No Painel de Intimações, é possível distribuir em lote para um mesmo usuário, desde que todas as intimações sejam referentes a um mesmo setor.
• No Painel de Intimações, em caso de erro na recuperação do processo pela integração, há a nova ferramenta sincronizar, que tenta novamente realizar a operação de integração, sem a necessidade de excluir a intimação e recriá-la.
• No Painel de Intimações, há uma ferramenta sugerir, com base na inteligência, para o Sapiens especificar qual setor tem mais probabilidade de ser o responsável pela intimação, dado o aprendizado realizado.
• Na edição do conteúdo de um modelo, o Coordenador agora dispõe de um novo botão na barra de ferramentas do editor (último botão), chamado "Campos". Com ele é possível adicionar um campo que será preenchido automaticamente pelo Sapiens quando os usuários utilizarem o modelo. Assim, por exemplo, ao incluir um campo *nup*, quando o modelo for utilizado o número do NUP aparecerá no lugar da expressão *nup*. Já existem muitos campos disponíveis.
• Na tela de seleção de modelos, além das opções nacionais, locais e em branco há também o sugeridos, para o Sapiens sugerir um modelo para aquele contexto. Atenção: não se trata da sugestão avançada para deciões judiciais com integração, com leitura das peças, mas sim aprendizado de fluxos, a exemplo da sugestão de atividades e tarefas. Essa opção aparece apenas se eu criar a Minuta a partir de uma Tarefa (Atalho: Minutas -> Modelo).
• Correções de bugs e otimizações em geral.